fetra hat die Auftragserfassung erfolgreich mit der KI-Lösung von Workist automatisiert

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fetra Fechtel Transportgeräte stellt Transportwagen, Rollwagen und Karren her. Diese Produkte mögen auf den ersten Blick einfach wirken, können aber in unzähligen Varianten bestellt werden: andere Farbe, andere Bereifung, ein Umbau hier, ein Komplettset dort. Genau diese Vielfalt landet jeden Tag als Bestellung per E-Mail im Vertriebsinnendienst. Über Jahre wurde jeder dieser Aufträge von Hand ins ERP-System übertragen. Das funktionierte, solange das Team vollständig besetzt war. Sobald jemand ausfiel oder das Auftragsvolumen anzog, wurde es eng. Mit Workist hat fetra diesen Engpass beseitigt. Heute überträgt der Workist KI-Agent Aufträge vollautomatisch ins ERP.

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„Dank Workist konnten wir unsere Personalstruktur unverändert beibehalten, während das Geschäft wuchs. Schon dadurch hat sich der Einsatz der Lösung für uns gelohnt. Zusätzlich erreichen wir eine deutlich geringere Fehlerquote in der Auftragserfassung und können unsere Prozesse mit steigender Auftragslage effizient skalieren.“ – Jan Völlering, Marketingleiter, fetra Transportgeräte

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Von Engpässen bei Auftragsspitzen zur automatischen Verarbeitung

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Der Vertrieb bei fetra hatte einen festen Rhythmus: Mehrmals im Jahr gab es Auftragsspitzen, in denen das Team mit der Auftragserfassung aufgrund der hohen Nachfrage nicht mehr hinterherkam. Die Lösung war jahrelang dieselbe. Der Verkauf zog Azubis aus anderen Abteilungen ab, damit die Bestellungen abgearbeitet wurden. Für die Azubis bedeutete das, ihre eigentliche Arbeit zu unterbrechen. Für den Verkauf bedeutete es, ständig neue Mitarbeitende einweisen zu müssen, die den Prozess nur oberflächlich kannten. Für die Fehlerquote war das wenig vorteilhaft.

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Richtig dringlich wurde das Thema, als eine langjährige Vertriebsinnendienstmitarbeiterin in Elternzeit ging. Eine Stelle, die über Jahre viel Erfahrung gebündelt hatte, war plötzlich unbesetzt. Die klassische Antwort wäre gewesen, jemanden neu einzustellen und monatelang einzuarbeiten. Doch fetra entschied sich für den modernen Weg und setzte voll auf Digitalisierung und Automatisierung. Deswegen wurde die KI-Lösung von Workist eingeführt.

Die Lösung: Der Workist KI-Agent im Vertriebsinnendienst

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Die Anforderung an Workist war klar umrissen: Der manuelle Aufwand bei der Auftragserfassung sollte spürbar sinken, gleichzeitig sollte die Fehlerquote runter. Das Vertriebsteam wurde dabei frühzeitig in die Einführung der Software einbezogen, um Unsicherheiten abzubauen, bevor sie entstehen. Heute landen eingehende Bestellungen direkt beim Workist KI-Agenten, der Kopf- und Positionsdaten ausliest, Kunden und Artikel zuordnet und den fertigen Auftrag ins ERP-System Microsoft Dynamics Navision überträgt.

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Die Ergebnisse

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Die Ergebnisse, die fetra mit Workist erzielen konnte, sprechen eine klare Sprache. Die Stelle der Kollegin in Elternzeit musste nicht nachbesetzt werden, weil Workist diesen Aufwand heute abdeckt. Das alleine ergibt ein kalkuliertes Einsparpotenzial von mehr als 50.000€ pro Jahr. Im zweiten Quartal 2026 hat fetra durch die Automatisierung mit Workist über 40 Arbeitstage eingespart. Zudem müssen Auszubildende nicht mehr aus anderen Abteilungen abgezogen werden und Auftragsspitzen können problemlos abgefangen werden.

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Dazu kommt ein Effekt, der sich weniger leicht in Tagen messen lässt: Die Fehlerquote bei der Auftragserfassung ist deutlich gesunken. Wo früher unter Zeitdruck Artikelnummern vertippt oder Varianten verwechselt wurden, überträgt der KI-Agent heute die Daten fehlerfrei ins ERP-System.

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„Für uns ging es nicht darum, Menschen zu ersetzen. Es ging darum, sie von Arbeit zu befreien, die keiner gerne macht, damit sie sich um die Dinge kümmern können, die wirklich einen Unterschied für unsere Kunden machen“, sagt Jan Völlering, Marketingleiter bei fetra Transportgeräte.