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Erkennungsrate für Dokumentendaten
2,9 min
Ø Zeitersparnis / Dok.
74%
Zeitersparnis

Einleitung

Die CiS electronic GmbH aus Krefeld ist ein klassisches Familienunternehmen. 1980 von Peter Wöllner übernommen befindet sich CiS heute mitten im Generationswechsel. Die beiden Söhne, Martin und Felix Wöllner, wollen das Unternehmen nun zukunftsfähig machen und die Digitalisierung weiter vorantreiben. Die Vision: Der “schnellste und zuverlässigste Anbieter für Kabelkonfektion und Systemtechnik” zu sein. Diesem Ziel stand der langsame Prozess entgegen, Aufträge manuell zu erfassen. Deshalb entschied man sich schließlich für die Automatisierung mit Workist.

Die Herausforderung

Auch bei CiS wurde die Auftragserfassung lange in einem zeitaufwändigen Prozess manuell erledigt, was eine hohe Bindung von Personalkapazitäten bedeutete. Immer wieder waren die Mitarbeitenden des Customer Service Teams damit beschäftigt, Bestelldaten eingehender Aufträge händisch in das interne ERP-System abzutippen. Diese ohnehin schon zeitintensive Aufgabe wurde dabei durch die Vielfalt der Bestelldokumente zusätzlich verkompliziert. “Wir haben wahnsinnig viele Kunden aus unterschiedlichsten Branchen, die alle einen ganz anderen Standard haben. Deren Dokumente, die Bestelldokumente, sehen immer anders aus” erklärt Martin Wöllner, Geschäftsführer CSO bei CiS.

Das führte dann dazu, dass weniger Zeit für andere, erfolgskritische Aufgaben blieb. Ohne Automatisierungslösung wird die effiziente Nutzung von Personalkapazitäten so schnell zu einer echten Herausforderung. Dabei sind der effektive Einsatz von Ressourcen und kurze Reaktionszyklen gerade in Zeiten des Fachkräftemangels maßgebliche Erfolgstreiber.

"Der größte Vorteil von Workist ist für uns das Thema Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit. Wir haben einen Riesenschritt gemacht im Bereich der Digitalisierung und können jetzt viel, viel stärker skalieren."

Martin Wöllner
Martin Wöllner

Geschäftsführer CSO

Die Lösung

2011 wurde bei CiS die interne Innovationsstrategie “iSpeed” ins Leben gerufen. “Jedes Jahr versuchen wir uns gedanklich in die Zukunft zu bewegen. Was müssen wir heute tun, um in Zukunft noch erfolgreich zu sein.” führt Martin Wöllner aus. Im Zuge dieser Überlegungen erkannte man 2021, dass die manuelle Verarbeitung von Dokumenten nicht zukunftsfähig ist. Also suchte man nach einer skalierbaren Lösung, die den Prozess automatisiert und das Customer Service Team entlastet. Mit Workist fand man letztlich das geeignete Tool.

"Unsere Mitarbeiter im Customer Service, die sollen sich darum kümmern mit dem Kunden zu kommunizieren, den Kunden Service zu bieten, im engen Austausch zu sein mit dem Kunden, und die sollen nicht die Zeit damit verlieren, Aufträge manuell ins System einzutippen” so Martin Wöllner.

Für CiS war es dabei besonders wichtig, dass die Lösung sich leicht in die bestehende Umgebung integrieren lässt, ohne dass dafür komplizierte Umstellungen oder Trainings notwendig sind. Außerdem ist die KI-Software in der Lage, Dokumente wie ein Mensch intelligent zu interpretieren, wodurch auch die wechselnden Layouts der Aufträge kein Problem darstellen. In einem ersten Testdurchlauf zeigte sich daher schnell, dass Workist im Stande war, die Herausforderungen in der Auftragserfassung zu bewältigen.

Geschäftliche Auswirkungen

CiS konnte den manuellen Aufwand in der Auftragserfassung mit Workist massiv reduzieren und hat dadurch die Möglichkeit, Ressourcen sinnvoller einzusetzen. Der Prozess konnte sogar so stark vereinfacht werden, dass bei der Verarbeitung von Auftragsdokumenten eine Zeitersparnis von 74 % erzielt werden konnte. Das stärkt das Customer Service Team darin, erstklassigen Service für bestehende Kunden anzubieten und proaktive Neukundenakquise zu betreiben.

"Ich kann mich jetzt mehr auf die wichtigen Sachen konzentrieren, wie Kundenwünsche zu erfüllen, und muss nicht mehr viel Zeit damit verlieren, jede Bestellung manuell einzutippen.” - Lenka Dedeciusova, Leiterin Customer Service

Zukünftiges Geschäft

Aufgrund des großen Erfolges in der Auftragserfassung entschied man sich bei CiS  schließlich dafür, die Nutzung von Workist stufenweise auf weitere Dokumententypen auszuweiten. Nachdem inzwischen auch Auftragsbestätigungen mit Workist verarbeitet werden, arbeitet man nun daran, zukünftig auch die Automation von Rechnungen zu realisieren.

Über CiS

Die CiS-Gruppe ist ein 1975 gegründeter Markenkonfektionär und Systemtechnikanbieter mit Hauptsitz in Krefeld und Standorten in Tschechien und Rumänien. Als Anbieter von Kabelkonfektionierungen, Kabelgarnituren, Sondersteckverbindern, Kabelbäumen, Systemtechnik, Baugruppenmontagen und HMI sorgt die CiS-Gruppe mit ca. 1.350 Mitarbeitern dafür, dass eine sichere Übertragung von Strom oder Daten überall da gewährleistet wird, wo es Elektrotechnik gibt.

Branche

Elektronik

Use case

Auftragsbestätigungen

Echte Geschichten, echte Erfolge

So profitieren unsere Kunden von der Nutzung von Workist zur automatischen Verarbeitung ihrer Dokumente
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