Einleitung: Präzision ohne Zeitdruck

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Microbiologics ist der weltweit führende Anbieter von biologischen Referenzmaterialien und beliefert Labore in über 140 Ländern. In dieser Branche ist Präzision entscheidend. Doch für das Customer Experience Team wurde die manuelle Wahrung dieser Präzision zum täglichen Kampf. Der Balanceakt zwischen dringenden Versandfristen (Cut-off-Zeiten) und komplexen Kundenanfragen ließ das Team ständig gegen die Uhr laufen. Sie brauchten einen Weg, den Druck zu mindern, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen. Das Ergebnis? Eine Transformation, die die Bearbeitungszeit von Aufträgen in Rekordzeit um 80 % senkte.

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Die Herausforderung: Den manuellen Engpass überwinden

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Der Arbeitsalltag für das Team war intensiv. Vor Workist lief der Prozess komplett manuell ab, was zu einem Engpass führte und drohte, die Lieferzeiten zu verlangsamen.

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Ashley Ramseth vom Customer Experience Team erinnert sich: „Unsere größte Herausforderung war es, Kundenaufträge so rechtzeitig zu bearbeiten, dass wir die täglichen Versandfristen einhalten konnten.“ Dies schuf ein stressiges Umfeld, in dem das Team Mühe hatte, „alle anderen Anfragen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Tagesgeschäft unter einen Hut zu bekommen“.

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Zudem ging die Geschwindigkeit bei den komplexen Aufträgen oft auf Kosten der Genauigkeit. Ramseth erklärt: „Vor Workist gab es viel Spielraum für menschliche Fehler. Tippfehler sowie die Eingabe falscher Mengen.“ Ein Risiko, das Microbiologics nicht länger eingehen wollte.

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Die Lösung: Ein digitaler Kollege, dem man vertrauen kann

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Um diese Herausforderungen zu lösen, suchte Microbiologics nicht nach einem statischen Tool, sondern nach einem Partner für intelligente Automatisierung. Sie führten den Workist AI Agent ein, der Seite an Seite mit dem Team als echter „digitaler Kollege“ arbeitet.

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Das Onboarding war so strukturiert, dass Vertrauen von Tag eins an aufgebaut wurde. „Die Implementierung verlief tatsächlich reibungslos“, erinnert sich Bayo Akintola, Manager Customer Experience. Durch regelmäßige Meetings und klare Phasen ging das Team schnell vom manuellen Tippen dazu über, dem Output der KI zu vertrauen.

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Heute übernimmt der Agent die Schwerarbeit: Er extrahiert, validiert und überträgt Auftragsdaten automatisch in das ERP-System. Das erlaubt dem menschlichen Team, sich von der reinen Dateneingabe zurückzuziehen und sich auf die Validierung zu konzentrieren, wenn menschliches Urteilsvermögen gefragt ist.

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Business Impact: Rapider Mehrwert in drei Monaten

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Der bemerkenswerteste Aspekt dieser Zusammenarbeit ist die Geschwindigkeit, mit der diese Ergebnisse erzielt wurden. Nachdem das Team erst im Juli mit der Nutzung von Workist angefangen hat, waren bereits im Oktober nach nur drei Monaten massiv.

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Bayo Akintola hebt diesen schnellen Umschwung hervor: „Seit der tatsächlichen Nutzung des Workist-Agenten, den wir erst seit Juli einsetzen, betrug Stand Oktober die Zeitersparnis insgesamt 80%. Und wir sparen zudem 12 Arbeitstage ein, die wir ohne Workist benötigt hätten.“

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Resilienz in Aktion

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Diese Effizienz bringt eine neue Widerstandsfähigkeit in die Abteilung. In einem Fall konnte das Team selbst an einem Tag, an dem nur zwei Mitarbeiter verfügbar waren, alle Aufträge ohne Rückstand bewältigen – ein Pensum, das manuell unmöglich gewesen wäre.

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Weiterentwicklung der Rolle

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‍Durch den Wegfall der administrativen Last hat der AI Agent das Team befähigt, seine Rolle weiterzuentwickeln. Sie bearbeiten nicht mehr nur Aufträge, sie stellen Kunden zufrieden. Dank der neuen Kapazitäten, so Akintola, „sind wir nun in der Lage, zusätzliche Aufgaben zu übernehmen [...] und das sogar schneller als zuvor.“

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Das Fazit ist eindeutig. Wie Ashley Ramseth es zusammenfasst:

„Ich glaube wirklich, dass Workist zu einem unverzichtbaren Teil unserer täglichen Arbeit geworden ist.“