Einleitung

‍

Um als Handels- und Fertigungsunternehmen wettbewerbsfähig zu bleiben, setzt EVG auf effiziente Prozesse. Gerade bei der Auftragserfassung war das Unternehmen jedoch immer wieder mit zeitaufwändigen manuellen Abläufen und Engpässen bei Auftragsspitzen konfrontiert. Mit dem KI-Agenten von Workist konnte EVG diese Herausforderung meistern – und spart heute im Schnitt über 96 % Bearbeitungszeit pro Auftrag. Allein im ersten Quartal 2025 entspricht das 68 eingesparten Arbeitstagen. Gleichzeitig gewinnt EVG die notwendige Flexibilität, um auch bei Auftragsspitzen ohne zusätzliches Personal souverän agieren zu können.

‍

Die Herausforderung

‍

Im täglichen Geschäft hatte EVG mit einer hohen Zahl eingehender Aufträge zu tun. Besonders bei Auftragsspitzen war es kaum möglich, die Bestellungen schnell und fehlerfrei zu erfassen. Die manuelle Bearbeitung bedeutete: Preise und Lieferzeiten mussten mühsam im System recherchiert, Artikelnummern abgetippt und Kundendaten vollständig übertragen werden. Dieser Prozess war zeitintensiv, fehleranfällig und brachte das Team bei steigenden Volumina regelmäßig an seine Grenzen.

‍

„Wir hatten zuvor immer das Problem, dass wir Auftragsspitzen nur schwer personell abfangen konnten. Jetzt wächst das System einfach mit uns mit.“ erklärt Sebastian Rippen, IT-Leiter bei EVG

Die Lösung

‍

Mit dem KI-Agenten von Workist konnte EVG die Auftragserfassung radikal vereinfachen. Anstatt jeden Auftrag mühsam ins System einzutragen, reicht es heute, ihn an den Agenten weiterzuleiten. Dieser übernimmt den Großteil der Arbeit: Artikelnummern, Preise und Kundendaten werden automatisch ins ERP-System übertragen. Für die Mitarbeitenden bleibt nur noch eine kurze Endkontrolle – und der Auftrag ist abgeschlossen.

‍

„Der Vorgang beschränkt sich jetzt nur noch darauf, den Auftrag an den KI-Agenten weiterzuleiten und der macht im Grunde die ganze Arbeit für uns.“ — Sebastian Rippen, IT-Leiter

‍

So wird nicht nur die Bearbeitung einzelner Bestellungen deutlich schneller, sondern auch Auftragsspitzen lassen sich problemlos abfedern. Das System wächst flexibel mit und verschafft EVG die nötige Skalierbarkeit für ein dynamisches Tagesgeschäft.

‍

"Der KI-Agent von Workist lohnt sich wirtschaftlich für uns, weil wir ganz einfach eine immense Zeit durch die KI sparen. Diese Zeitersparnis von viereinhalb Minuten auf 16 Sekunden, das ist eine Ersparnis von 96 Prozent.“ resümiert Sebstian Rippen. Zeit, die das Team jetzt wieder in Kundenbindung und echte Akquise investieren kann.