Primavera legt großen Wert auf Nachhaltigkeit und Wohlbefinden. Das stupide Abtippen eingehender Bestellungen in das ERP-System passte nicht mehr zur Firmenphilosophie und war nicht weiter skalierbar. Daher setzt Primavera nun auf den Workist KI-Agenten um die Verarbeitung eingehender Bestellungen zu automatisieren und die Auftragsdaten direkt vom E-Mail-Postfach in das Sage-100 ERP-System zu senden.
Nach wenigen Monaten im Einsatz verarbeitet der Order Agent von Workist bereits mehr als die Hälfte aller Bestellungen vollautomatisch und spart dem Vertrieb einen Großteil der Zeit ein.
"Unser Ziel ist, dass eine E-Mail-Bestellung eingeht, sie vollautomatisch von Workist verarbeitet wird, zu Sage gesendet wird, in Sage ein abacus Modul übernimmt und der Auftrag zur Kommissionierung in die Logistik geht - ohne dass der Vertrieb oder die IT aktiv wird."
IT-Leiter, Primavera
Primavera verfolgte im Vertrieb ein ganz klares Ziel: Weg von der stupiden Abtippearbeit der Mitarbeitenden hin zum Prüfen und Korrigieren sowie wertschöpfenderen Aufgaben. Wichtig für den Prozess der Auftragserfassung war, die Aufträge schnell in das Sage-100 ERP-System zu bekommen und die Fehlerquote, die bei der manuellen Verarbeitung entstand, zu senken. Auf der Suche nach einer passenden Lösung musste Primavera feststellen, dass viele Anbieter nur Software für die großen ERP-Systeme anbieten. In Workist fand das Team aber einen idealen Partner, dessen Lösung auch für Sage-Systeme einsetzbar, mit abacus-Modulen kompatibel und zudem über API-Schnittstelle bzw. das Sage Connectivity Gateway einfach zu implementieren war. Das war genau das, was Primavera gesucht hat.
Nach zügiger Implementierung konnte Primavera innerhalb weniger Wochen mit der Workist Lösung live gehen. Eingehende Aufträge werden nun an den Workist Order Agent weitergeleitet, der die Bestelldaten extrahiert, validiert und basierend auf den Stammdaten intelligent ergänzt. Im Anschluss werden die Daten per Schnittstelle an das Sage-100 ERP-System gesendet. Bei Abweichungen zwischen Bestelldaten und Stammdaten, fehlerhaften Bestellungen oder Unsicherheiten greift der Human-in-the-Loop-Mechanismus von Workist und der KI-Agent bittet den zuständigen menschlichen Mitarbeitenden aus dem Vertriebsinnendienst um Hilfe, bevor die Daten an Sage geschickt werden.
In Sage werden Funktionen wie Preisfindung oder Bestimmung der Zahlungskonditionen ausgelöst und die relevanten Daten direkt in die Bestellanlage gezogen. Nach der Erfassung der Bestelldaten als Vorbeleg werden bei Primavera außerdem mehrere abacus Module automatisch angesteuert, um Folgeprozesse wie die Lagerprüfung oder die Prüfung des Kreditlimits zu starten und schließlich den fertigen und geprüften Auftrag an die Logistik zu übergeben.
Die Workist KI-Software erzielt bei Primavera eine hohe Nutzerakzeptanz. Hauptfaktoren hierfür sind erfolgreiches Change Management, unterstützt vom dedizierten Workist Customer Success Manager, und die schnelle Lerngeschwindigkeit des KI-Agenten, sodass die User die steigende Automatisierung nach menschlicher Assistenz und den Rückgang der Assistenzfälle deutlich gespürt haben.
Nach wenigen Monaten Live-Betrieb wurden bereits tolle Ergebnisse erzielt: Über die Hälfte aller Bestellungen werden vollautomatisch und fehlerfrei von Workist verarbeitet und direkt an Sage gesendet. Dies bedeutet eine hohe Zeitersparnis von über 80% bei der Verarbeitung eingehender Bestellungen und eine deutliche Entlastung des Vertriebsinnendienst-Teams.
Die Primavera ist ein deutsches Unternehmen, das hochwertige Naturkosmetik sowie ätherische Öle und Aromatherapie-Produkte entwickelt und vertreibt. Dabei legt die Firma großen Wert auf Nachhaltigkeit, biologische Rohstoffe, fairen Handel und einen verantwortungsvollen Umgang mit Mensch und Natur
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