Digitale Oberfläche der Workist-Software, die ein Bestelldokument neben einem Formular zur Bearbeitung von Bestellungen anzeigt. Auf der linken Seite sind die Bestelldetails zu sehen, einschließlich Kundeninformationen, Lieferadresse, Rechnungsadresse, Artikelbeschreibungen, Mengen, Preise und Gesamtkosten. Die rechte Seite enthält ein interaktives Formular mit Feldern für Kundennummer, Name, Adresse, Kontaktinformationen, Lieferdatum und Artikeldetails. Die Benutzeroberfläche zeigt einen systematischen Ansatz zur effizienten Bearbeitung von Bestellungen.

Marktführer vertrauen Workist

80%
geringere Fehlerquote
90%
Zeitersparnis
>3 Mio
Dokumente erfolgreich verarbeitet

KI-Software statt Tippen.

Mit Workist wird Ihre Auftragserfassung mühelos.

End-to-End-Automatisierung

Die Software von Workist extrahiert, validiert und überträgt eigenständig alle relevanten Daten aus Ihren Auftragsdokumenten. Sie deckt die komplette Auftragserfassung effizient und präzise ab – vom Auftragseingang bis zum angelegten Auftrag im ERP-System. Das reduziert die Kosten und den Zeitaufwand für die Auftragserfassung massiv.

Illustration showing Workist's software integrating various document formats into an ERP system. On the left, icons represent different document types such as PDF, email, and scanned documents. These documents flow into a central stylized mascot of Workist. On the right, the processed data is shown being integrated into an ERP system, with logos of SAP, Microsoft Dynamics, abas ERP, and Infor. This image highlights Workist's capability to process multiple document types and seamlessly integrate them into various ERP systems.
Abbildung der Workist-Software, die den Lerneffekt durch maschinelles Lernen zeigt. Oben ist der Schritt "1. Extraktion" dargestellt, bei dem eine Position mit der Nummer ACC-12345 und der Beschreibung "Sanitärrohre - PVC, 2 Meter" extrahiert wurde. In der Mitte zeigt der Schritt "User-Korrektur", dass ein Benutzer die Nummer auf 12345 korrigiert. Unten ist der Schritt "2. Extraktion" dargestellt, bei dem die korrigierte Nummer 12345 und die Beschreibung automatisch übernommen wurden. Diese Abbildung verdeutlicht, wie die Software aus Benutzereingaben lernt und diese Korrekturen in zukünftigen Extraktionen berücksichtigt.

Kontinuierliches Lernen

Unsere Software entwickelt sich mit Ihren individuellen Kundendaten weiter. Wenn die KI einmal nicht weiß, ob eine Datenextraktion korrekt ist, gibt Ihr Team manuell Feedback. Die KI lernt daraus und kann die Eingabe in Zukunft selbst korrigieren.

Nahtlose Integration

Workist kann dank modernster EDI-Technologie an alle gängigen ERP-Systeme angebunden werden. Außerdem spielen Layouts, Dateiformate oder Sprache keine Rolle – die Software funktioniert und kann in jede Systemlandschaft nahtlos integriert werden.

Illustration of Workist's software capabilities, showing the integration of various document formats and languages into ERP systems. At the top, icons represent languages such as German, English, Spanish, and French. In the center, three document icons are displayed: XML, PDF, and email. At the bottom, logos of ERP systems like SAP, Microsoft Dynamics, abas ERP, and Infor are shown. This image highlights Workist's ability to handle multiple document formats and languages while integrating seamlessly with different ERP systems.
Abbildung der Workist-Software, die den Stammdatenabgleich zeigt. Oben ist eine Position mit der Nummer 33433, der Beschreibung "Insulation Rolls - Fiberglass, R-15", der Menge 126 und dem Einzelpreis 1,5 dargestellt. Unten zeigt eine Tabelle mit Stammdaten, dass die korrekte ID 11211 ist, mit der gleichen Beschreibung und dem gleichen Einzelpreis. Ein grüner Pfeil verbindet die falsche Nummer oben mit der korrekten Nummer in den Stammdaten. Diese Abbildung verdeutlicht den Prozess des Stammdatenabgleichs zur Identifizierung und Korrektur von Fehlern in den Positionsdaten.

Präzise Erfassung dank Validierung

Um sicherzugehen, dass Ihre Daten genau erfasst werden, führt unsere Software bei jedem Dokument eine Validierung durch. Dafür gleicht sie die erkannten Datenpunkte mit Ihren Stammdaten ab. Wenn sich die KI doch einmal unsicher ist, etwa weil eine Artikelnummer nicht vorhanden ist, bittet sie Ihr Team um Hilfe, das den Fall in wenigen Klicks prüft. Die KI lernt aus Ihren Eingaben und kann die Fehler in Zukunft selbst korrigieren.

Die Vorteile der Workist Software auf einen Blick

Intuitive Bedienoberfläche

Die Workist Software lässt sich intuitiv bedienen und fügt sich nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe ein – direkt vom ersten Tag an.

Automatisierte Auftragserfassung

Unsere KI verfügt über ein intuitives Dokumentenverständnis und erfasst blitzschnell und präzise alle relevanten Daten aus Ihren Auftragsdokumenten

Schnellere Bestellabwicklung

Unsere KI bearbeitet umgehend jeden Auftrag, sodass die Auftragsabwicklung insgesamt deutlich weniger Zeit kostet.

Blitzschnelle Einrichtung

Unsere Software-Lösung ist in nur 2 Tagen einsatzbereit – dank Plug-and-Play-Ansatz ohne vorheriges Training oder umfangreiche IT-Projekte.

Einfache Integration

Workist fügt sich nahtlos in bestehende Prozesse ein. Die Software funktioniert unabhängig von ERP-System, Dateiformat, Dokumentenlayout oder Sprache.

Fehlerfreie Bestellungen

Workist validiert alle extrahierten Daten anhand Ihrer Stammdaten. So stellen wir sicher, dass nur korrekte Daten ins ERP-System übertragen werden.

Mehr Zeit für Kundenbetreuung

Ihr Team gewinnt wertvolle Zeit um Kunden bei der Produktauswahl zu unterstützen und Fragen sofort zu klären. Das stärkt Kundenbeziehungen nachhaltig.

“Vor Workist hatten wir mit einem Auftragsrückstand von 300 unbearbeiteten Dokumenten zu kämpfen. Wir hatten eine andere Lösung im Einsatz, aber die war statisch und brauchte eine ständige Qualitätssicherung; es gab immer wieder Fehler zu überprüfen.”

Projektmanagerin IT

Brennenstuhl

Mit wenig Aufwand Aufträge automatisch verarbeiten

Weniger tippen, einfach automatisieren. Mit Workist.
Schritt 1

Weiterleitung an Workist

Sie leiten Ihre eingehenden Aufträge einfach an Workist weiter – egal ob PDF, Excel oder Freitext-E-Mails. Unsere Software kann eine Vielzahl an Formaten verarbeiten.

Schritt 2

Daten extrahieren

Workist versteht Ihre Dokumente intuitiv und extrahiert automatisch alle relevanten Daten – unabhängig von Sprache oder Layout.

Illustration der Workist-Software mit einem digitalen Dokument, das Unternehmensdaten, Rechnungsadresse und Positionen enthält. Ein stilisiertes Maskottchen oder Symbol von Workist befindet sich rechts neben dem Dokument und zeigt auf einen Bereich mit der Beschriftung "Analysieren...". Die Abbildung verdeutlicht den Analyseprozess von Geschäftsdokumenten durch die Software.
Schritt 3

Daten validieren

Alle Informationen, die Workist aus Ihren Bestellungen ausliest, validiert die KI anhand Ihrer Stammdaten. So gewährleisten wir eine fehlerfreie Extraktion.

Schritt 4

Übertragung ans ERP-System

Die ausgelesenen und validierten Daten übertragen Sie im letzten Schritt ganz unkompliziert über Standardschnittstellen wie EDI oder API an jedes ERP-System.

Illustration der Workist-Software mit einem digitalen Dokument, das Unternehmensdaten, Rechnungsadresse und Positionen enthält. Ein stilisiertes Maskottchen oder Symbol von Workist befindet sich rechts neben dem Dokument und zeigt auf einen Bereich mit der Beschriftung "Analysieren...". Die Abbildung verdeutlicht den Analyseprozess von Geschäftsdokumenten durch die Software.

Software in 2 Tagen funktionsfähig

Dokumententransfer einrichten

Egal ob einfache E-Mail-Weiterleitung oder automatischer Workflow - Workist ist jetzt Ihre zentrale Schnittstelle für alle Aufträge.

Stammdatenexport aufsetzen

Workist verwendet Stammdaten zur Validierung, automatischen Korrektur und Vervollständigung von eingehenden Dokumenten. Dafür brauchen wir regelmäßig aktuelle Daten. Richten Sie einfach einen Export-Job im ERP ein, um Workist eine CSV zur Verfügung zu stellen. Oder nutzen Sie direkt die Workist API.

Ergebnisempfang konfigurieren

Workist stellt die Ergebnisse als XML oder direkt via API zur Verfügung. Das Resultat holen Sie von einem SFTP-Server ab und/oder spielen es über EDI- oder API-Schnittstellen in das ERP-System ein. Über einen Workflow können Sie außerdem das Originaldokument zur Archivierung mit abholen.

Handeln Sie jetzt

Verabschieden Sie sich davon, Kundenaufträge manuell zu verarbeiten. Holen Sie sich Softwareunterstützung von Workist und automatisieren Sie Ihre Auftragserfassung mit KI.