Seit Microtech Büro+ ERP eine GraphQL-API hat, kann fast jedes KI-Tool mit Ihrem ERP sprechen. Wir haben die fünf Tools verglichen, die uns in Gesprächen mit Anwendern am häufigsten begegnen. Dabei geht es um drei Fragen: Was kostet das Tool über die Zeit, welche Aufgaben kann es übernehmen, und wie viel IT-Wissen brauchen Sie dafür? Dazu kommt eine vierte, die beim Datenschutz den Ausschlag gibt: Wo werden Ihre Daten verarbeitet?

Die fünf Tools im Überblick

Stand: September 2026. Tarife und Angaben zur Datenverarbeitung ändern sich, prüfen Sie den aktuellen Stand beim jeweiligen Anbieter.

1. Workist

Workist ist eine Fachlösung für den Vertriebsinnendienst und das einzige Tool in diesem Vergleich, das Bestellungen auch am Telefon annimmt.

Was es kann: Der Order Agent legt Aufträge und Angebote aus E-Mails und PDFs an, der Inbox Agent beantwortet Kundenanfragen, der Voice Agent nimmt Bestellungen am Telefon an. Für alles, was in keinen Standardfall passt, gibt es WorKI als Assistenten im Chat.

Anbindung: Über die GraphQL-API, lesend und schreibend. Workist ist offizieller Microtech Partner, die Anbindung ist Standard und braucht keine Middleware.

Kosten: Die Einrichtung kostet am Anfang mehr als ein Chat-Abo. Dafür rechnet sich jeder weitere Beleg, weil Sie weder Entwickler noch Prompt-Pflege bezahlen.

IT-Aufwand: Gering. Workist ist ein SaaS-Produkt, Sie richten einen API-Zugang ein.

Datenverarbeitung: In der EU. Ein Export in die USA findet nicht statt.

Grenze: Workist automatisiert Vertrieb und Einkauf. Ein revisionssicheres Dokumentenarchiv ersetzt es nicht.

2. Zapier

Zapier verbindet Tools über fertige Bausteine und eignet sich für einzelne, klar umrissene Abläufe ohne Programmierung.

Was es kann: Eine E-Mail kommt rein, ein Modell fasst sie zusammen, ein Datensatz wird angelegt. Abbilden lässt sich alles, was mit Text zu tun hat.

Anbindung: Über die GraphQL-API. Das geht ohne Programmieren, aber nicht ohne Verständnis für Datenfelder und Schnittstellen.

Kosten: Sie zahlen die Zapier-Lizenz und zusätzlich die Tokens des KI-Anbieters.

IT-Aufwand: Mittel bis hoch. Jemand muss die Zaps bauen und pflegen.

Datenverarbeitung: Zapier ist ein US-Unternehmen und verarbeitet Ihre Daten in den USA. Jede Bestellung und jede Kundenadresse, die durch einen Zap läuft, verlässt damit die EU.

Grenze: Kein Telefonassistent, und keine Prüflogik für Belege, die Sie nicht selbst bauen.

3. n8n

n8n ist das Werkzeug für Teams, die mehr Kontrolle wollen als bei Zapier und dafür eigene Entwicklungszeit einsetzen.

Was es kann: Workflows lassen sich frei bauen, mit eigener Logik, Verzweigungen und Code-Schritten. Alles Textbasierte ist möglich.

Anbindung: Über die GraphQL-API, wahlweise aus einer n8n-Instanz auf Ihrem eigenen Server.

Kosten: Lizenz plus Tokens. Der eigentliche Aufwand steckt in der Zeit Ihrer IT.

IT-Aufwand: Hoch. Wer einen Auftragsprozess damit abbilden will, baut Belegerkennung, Stammdatenabgleich und Fehlerbehandlung selbst.

Datenverarbeitung: Die Workflows können bei Ihnen laufen, die KI-Schritte gehen in der Regel an OpenAI oder Anthropic. Damit landen die Inhalte doch wieder in den USA.

Grenze: Kein Telefonassistent, und die zehn Prozent Sonderfälle bleiben Ihr Projekt.

4. Claude / ChatGPT

Ein Assistent direkt am ERP ist stark bei Auswertungen und wird erst dann zu einem Prozess, wenn jemand ihn dauerhaft betreut.

Was es kann: Fragen an die eigenen Daten beantworten, und das erstaunlich gut. Für Auswertungen und Ad-hoc-Recherche ist das der schnellste Weg.

Anbindung: Über das Model Context Protocol an die GraphQL-API. Microtech hat auf GitHub offene Skills dafür veröffentlicht.

Kosten: Niedriger Start mit einem Abo, dann schnell steigend, sobald das Token-Limit erreicht ist und nach Verbrauch abgerechnet wird.

IT-Aufwand: Sehr hoch. MCP-Server, Zugänge, Prompts und Prüfschritte muss jemand aufsetzen und pflegen.

Datenverarbeitung: Standardmäßig in den USA. Eine Datenhaltung in der EU gibt es nur in ausgewählten Enterprise-Tarifen.

Grenze: Der Assistent sieht alles, was der angebundene Benutzer sieht, und niemand prüft, was er schreibt. Einen Telefonassistenten gibt es nicht.

5. ELO

ELO ist ein Dokumentenmanagement-System mit KI-Funktionen und die richtige Wahl, wenn Sie vor allem ein revisionssicheres Archiv brauchen.

Was es kann: Belege revisionssicher archivieren, Freigaben etwa für Eingangsrechnungen steuern, Dokumente auslesen und einordnen.

Anbindung: Über Partnerlösungen an Microtech Büro+ ERP anbindbar.

Kosten: Hoch, vor allem die Einführung.

IT-Aufwand: Mittel im Betrieb, hoch bei der Einführung.

Datenverarbeitung: Je nach Betriebsmodell, im eigenen Rechenzentrum oder beim Partner.

Grenze: E-Mails beantworten, Aufträge aus freiem Text anlegen oder Anrufe annehmen gehört nicht dazu. Wer den Vertrieb entlasten will, braucht etwas anderes.

Welches Tool passt zu Ihnen?

Wenn Sie eine eigene IT haben und einzelne, klar umrissene Abläufe verbinden wollen, reichen Zapier oder n8n.

Wenn Sie vor allem Auswertungen brauchen und ein kleines Team sind, schließen Sie Claude oder ChatGPT an.

Wenn Sie ein revisionssicheres Archiv brauchen, ist ELO die richtige Wahl.

Wenn Ihr Innendienst täglich Bestellungen, Anfragen und Anrufe bearbeitet und Sie das ohne Entwicklungsprojekt automatisieren wollen, führt kein Weg an einer Fachlösung wie Workist vorbei. Warum das auch beim Datenschutz der einfachere Weg ist, lesen Sie in unserem Vergleich der drei Möglichkeiten, Prozesse in Microtech Büro+ ERP mit KI zu automatisieren.

Häufige Fragen zu KI-Tools für Microtech Büro+ ERP

Lassen sich Zapier und n8n mit Microtech Büro+ ERP verbinden?

Ja, über die GraphQL-API. Microtech nennt beide selbst als Beispiele für Automatisierung ohne Code.

Ist ChatGPT oder Claude am ERP DSGVO-konform?

Nur mit Aufwand. Standardmäßig werden die Daten in den USA verarbeitet. Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag, eine Grundlage für die Übermittlung in ein Drittland und einen Zugang, der nur freigibt, was der Zweck verlangt.

Welches der fünf Tools verarbeitet Daten nur in der EU?

Workist. Bei Zapier liegen die Daten in den USA, bei Claude, ChatGPT und den KI-Schritten in n8n ebenfalls, sofern Sie keinen speziellen EU-Tarif haben.

Welches Tool kann Telefonanrufe annehmen?

In diesem Vergleich nur Workist. Der Voice Agent nimmt Bestellungen am Telefon an und legt sie direkt in Microtech Büro+ ERP an.

Ersetzt Workist ein DMS wie ELO?

Nein. Workist automatisiert die Arbeit im Vertrieb, ELO archiviert Dokumente. Beides kann nebeneinander laufen.

Brauche ich eigene IT-Kapazität, um KI an mein ERP anzubinden?

Das hängt vom Tool ab. Bei Workist richten Sie einen API-Zugang ein, den Rest übernimmt der Anbieter. Bei Zapier, n8n und einem direkt angebundenen Assistenten bauen und pflegen Sie die Logik selbst.

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