Seit microtech büro+ eine GraphQL-Schnittstelle hat, kann fast jedes KI-Tool mit Ihrem ERP sprechen. Die Auswahl ist dadurch nicht kleiner geworden, sondern größer. Wir haben die fünf Tools verglichen, die uns in Gesprächen mit microtech-Anwendern am häufigsten begegnen. Dabei geht es um drei Fragen: Was kostet das Tool über die Zeit, welche Aufgaben kann es übernehmen, und wie viel IT-Wissen brauchen Sie dafür? Dazu kommt eine vierte, die beim Datenschutz den Ausschlag gibt: Wo werden Ihre Daten verarbeitet?

Die 5 Tools im Vergleich

1. Workist

Workist ist für den Vertriebsinnendienst gebaut und als offizieller Microtech Partner über die GraphQL-Schnittstelle angebunden. Der Order Agent legt Aufträge und Angebote aus E-Mails und PDFs an, der Inbox Agent beantwortet Kundenanfragen, der Voice Agent nimmt Bestellungen am Telefon an. Für alles, was in keinen Standardfall passt, gibt es WorkI als Assistenten im Chat. Die Einrichtung kostet am Anfang mehr als ein Chat-Abo. Dafür rechnet sich jeder weitere Beleg, weil Sie weder Entwickler noch Prompt-Pflege bezahlen. IT brauchen Sie kaum: Workist ist ein SaaS-Tool, die Anbindung an büro+ ist Standard. Und Ihre Daten werden in der EU verarbeitet. Ein Export in die USA findet nicht statt.

2. Zapier

Zapier verbindet Tools über fertige Bausteine, und seit ein paar Jahren gehören KI-Schritte dazu. Eine E-Mail kommt rein, ein Modell fasst sie zusammen, ein Datensatz in büro+ wird angelegt. Das geht ohne Programmieren, aber nicht ohne Verständnis für Datenfelder und die GraphQL-Schnittstelle. Sie zahlen die Zapier-Lizenz und zusätzlich die Tokens des KI-Anbieters. Abbilden lässt sich alles, was mit Text zu tun hat, einen Telefonassistenten gibt es nicht. Der größere Haken ist der Datenschutz: Zapier ist ein US-Unternehmen und verarbeitet Ihre Daten in den USA. Jede Bestellung, jede Kundenadresse, die durch einen Zap läuft, verlässt also die EU.

3. n8n

n8n ist das Werkzeug für Teams, die mehr Kontrolle wollen als bei Zapier. Workflows lassen sich frei bauen, mit eigener Logik, Verzweigungen und Code-Schritten, und n8n läuft auf Wunsch auf Ihrem eigenen Server. Diese Freiheit hat einen Preis: Wer einen Auftragsprozess damit abbilden will, baut Belegerkennung, Stammdatenabgleich und Fehlerbehandlung selbst. Die Kosten liegen bei Lizenz plus Tokens, der eigentliche Aufwand steckt in der Zeit Ihrer IT. Textbasiertes geht, Telefon nicht. Und auch wenn n8n selbst bei Ihnen läuft: Die KI-Schritte gehen in der Regel an OpenAI oder Anthropic, und damit landen die Inhalte doch wieder in den USA.

4. Claude / ChatGPT

Claude oder ChatGPT direkt an büro+ anzuschließen, ist der naheliegende Gedanke, und für Fragen an die eigenen Daten funktioniert das erstaunlich gut. Ein Prozess wird daraus aber erst, wenn jemand MCP-Server, Zugänge, Prompts und Prüfschritte aufsetzt und pflegt. Deshalb ist der IT-Aufwand hier am höchsten. Die Kosten starten niedrig mit einem Abo und steigen schnell, sobald das Token-Limit erreicht ist und nach Verbrauch abgerechnet wird. Beim Datenschutz ist es am heikelsten: Der Assistent sieht alles, was der angebundene Benutzer sieht, und schickt es mit jeder Anfrage an den Anbieter. Beide Anbieter verarbeiten standardmäßig in den USA, eine Datenhaltung in der EU gibt es nur in ausgewählten Enterprise-Tarifen. Einen Telefonassistenten gibt es nicht.

5. ELO

ELO ist ein Dokumentenmanagement-System und über Partnerlösungen an microtech anbindbar. Es archiviert Belege revisionssicher, steuert Freigaben etwa für Eingangsrechnungen und bringt einfache KI-Funktionen für Dokumente mit, zum Beispiel das Auslesen und Einordnen von Belegen. Darüber hinaus geht es nicht: E-Mails beantworten, Aufträge aus freiem Text anlegen oder Anrufe annehmen gehört nicht dazu. Die Einführung ist aufwendig und entsprechend teuer, im Betrieb braucht es mittlere IT-Kenntnisse. Wer vor allem ein Archiv braucht, ist mit ELO gut bedient. Wer den Vertrieb entlasten will, nicht.

Welches Tool passt zu Ihnen?

Wenn Sie eine eigene IT haben und einzelne, klar umrissene Abläufe verbinden wollen, reichen Zapier oder n8n. Wenn Sie ein revisionssicheres Archiv brauchen, ist ELO die richtige Wahl. Wenn Ihr Innendienst täglich Bestellungen, Anfragen und Anrufe bearbeitet und Sie das ohne Entwicklungsprojekt automatisieren wollen, führt kein Weg an einer Fachlösung wie Workist vorbei. Warum das auch beim Datenschutz der einfachere Weg ist, lesen Sie in unserem Vergleich der drei Möglichkeiten, Prozesse in microtech büro+ mit KI zu automatisieren.

Was dazu oft gefragt wird

Lassen sich Zapier und n8n mit microtech büro+ verbinden?

Ja, über die GraphQL-Schnittstelle. microtech nennt beide selbst als Beispiele für Automatisierung ohne Code.

Ist ChatGPT oder Claude mit büro+ DSGVO-konform?

Nur mit Aufwand. Standardmäßig werden die Daten in den USA verarbeitet. Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag, eine Grundlage für die Übermittlung in ein Drittland und einen Zugang, der nur freigibt, was der Zweck verlangt.

Welches der fünf Tools verarbeitet Daten nur in der EU?

Workist. Bei Zapier liegen die Daten in den USA, bei Claude, ChatGPT und den KI-Schritten in n8n ebenfalls, sofern Sie keinen speziellen EU-Tarif haben.

Welches Tool kann Telefonanrufe annehmen?

In diesem Vergleich nur Workist. Der Voice Agent nimmt Bestellungen am Telefon an und legt sie direkt in büro+ an.

Ersetzt Workist ein DMS wie ELO?

Nein. Workist automatisiert die Arbeit im Vertrieb, ELO archiviert Dokumente. Beides kann nebeneinander laufen.

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