Das Problem mit KI-Insellösungen

Der typische Weg zur KI sieht im Mittelstand so aus: Die Buchhaltung führt eine Rechnungserkennung ein. Der Vertrieb testet einen Chatbot für Kundenanfragen. Die Geschäftsführung probiert einen Copilot für Auswertungen. Jedes Projekt ist für sich sinnvoll.

Gemeinsam erzeugen sie neue Arbeit:

• Mehrere Anbindungen an Sage 100. Jedes Tool bringt seinen eigenen Weg ins ERP mit, oft über Exporte. Jeder dieser Wege muss nach einem Sage-Update geprüft werden.
• Daten in verschiedenen Ständen. Der Chatbot kennt die Preisliste vom letzten Export, der Copilot den Live-Stand. Ihr Kunde bekommt unterschiedliche Antworten.
• Regeln an mehreren Stellen. Wer darf was freigeben? Welche Abweichung ist erlaubt? Das pflegen Sie in jedem Tool neu.
• Kein Gesamtbild. Ein Kunde ruft an, schreibt eine E-Mail und schickt eine Bestellung. Drei Tools sehen drei Vorgänge, niemand sieht den Kunden.

Bei der Sage 100 Warenwirtschaft wiegt das besonders schwer. Sage 100 hat keine offene API, die alle Daten liefert, die KI braucht. Die offizielle REST-API umfasst vier Module. Jede zusätzliche Anbindung ist deshalb ein eigenes Projekt.

Unser Bild einer KI-Plattform

Eine KI-Plattform beginnt für uns beim Prozess. Im Vertriebsinnendienst von Herstellern und Händlern laufen jeden Tag dieselben Vorgänge: Bestellungen erfassen, Preise und Bestände nennen, Angebote nachfassen, Auftragsbestätigungen prüfen, Rechnungen abgleichen. Dazwischen gibt es hundert kleine Aufgaben, die in keinen festen Ablauf passen.

Daraus folgen zwei Arten von KI, die zusammengehören:

• Standard-Agenten für die Prozesse mit hohem Volumen. Sie sind auf einen Prozess trainiert, laufen im Hintergrund und liefern jeden Tag dasselbe Ergebnis.
• Einen KI-Assistenten für alles andere. Ihr Team beschreibt die Aufgabe im Chat, der Assistent erledigt sie im ERP und macht wiederkehrende Aufgaben zu Routinen.

Beide brauchen dasselbe Fundament: Live-Daten aus Sage 100 und einen sicheren Weg, Belege anzulegen.

Was die Plattform in der Sage 100 Warenwirtschaft übernimmt

Die fünf Schichten einer KI-Plattform für Sage 100

1. Live-Schnittstelle. Der Workist Sage 100 Connector ist eine eigens für Workist entwickelte Schnittstelle. Er liest Kunden, Artikel, Kundenpreise mit Rabatten, Bestände je Lager, Angebote und Aufträge live. Geschrieben wird über die Belegerfassung, damit Preisfindung, Nummernkreise und Prüfungen greifen.
2. Kanäle. E-Mail, PDF, Fax, Telefon und Chat laufen in einem Eingang zusammen. Workist ordnet jede Nachricht dem richtigen Kunden und Vorgang zu.
3. Standard-Agenten. Der Order Agent legt Aufträge aus Bestellungen an und prüft jede Position gegen den Kundenpreis. Der Inbox Agent beantwortet Preis-, Bestands- und Lieferanfragen. Der Voice Agent nimmt Anrufe an. Im Einkauf gleicht der Order Confirmation Agent Auftragsbestätigungen mit Einkaufsbestellungen ab. Der Invoice Agent übergibt Eingangsrechnungen an Warenwirtschaft und Rechnungswesen.
4. Worki. Der KI-Assistent im Chat zeigt Belege mit allen Positionen, fasst Angebote nach und legt Angebote, Aufträge und neue Kunden an. Was Ihr Team einmal erklärt, läuft künftig als Routine.
5. Kontrolle. Sie legen fest, was automatisch läuft und wo Ihr Team freigibt. Jede Aktion steht im Dashboard. Die Daten liegen in der EU, Workist ist SOC 2 Type II zertifiziert.

Einzellösungen und Plattform im Vergleich

Ein Tag im Innendienst mit einer KI-Plattform

So sieht das in der Praxis aus, am Beispiel eines Großhändlers mit der Sage 100 Warenwirtschaft:

• 7:00 Uhr: Worki schickt der Vertriebsleitung die offenen Angebote, die heute nachgefasst werden sollten. Die Routine hat Ihr Team einmal im Chat beschrieben.
• 8:30 Uhr: Vierzig Bestellungen sind über Nacht per E-Mail und Fax eingegangen. Der Order Agent hat 36 davon angelegt. Bei vier weicht der Preis ab, die liegen zur Prüfung bereit.
• 10:15 Uhr: Ein Kunde ruft an und fragt nach Preis und Bestand für drei Artikel. Der Voice Agent erkennt ihn an der Rufnummer und nennt seinen Preis. Der Kunde bestellt im Gespräch, der Auftrag steht in Sage 100.
• 13:00 Uhr: Ein Lieferant schickt eine Auftragsbestätigung mit verschobenem Liefertermin. Workist aktualisiert die Einkaufsbestellung und informiert den Einkauf.
• 15:30 Uhr: Die Vertriebsleitung fragt Worki: „Welche Angebote über 10.000 Euro sind älter als 14 Tage?“ Worki listet sie auf und entwirft auf Wunsch die Nachfass-E-Mails.

Alle diese Vorgänge laufen über dieselbe Schnittstelle, dieselben Regeln und dasselbe Dashboard. Die Zahlen sind ein Beispiel, kein Kundenbericht.

Braucht jede Aufgabe KI?

Nein. Wenn ein Lieferant jede Auftragsbestätigung im selben strukturierten Format schickt, reicht eine Regel. Wenn eine E-Rechnung als XRechnung kommt, muss niemand Text erkennen. KI lohnt sich dort, wo Belege und Anfragen unstrukturiert ankommen: Bestellungen in jedem Layout, Freitext in E-Mails, Anrufe. Eine Plattform verbindet beides. Feste Regeln und KI-Agenten laufen auf derselben Grundlage, und Sie entscheiden je Prozess, was wie verarbeitet wird.

Ihre Sage 100 bleibt das führende System

Eine KI-Plattform ersetzt die Warenwirtschaft nicht. Kundenstamm, Preisfindung, Lager und Buchhaltung bleiben in Sage 100. Workist liest diese Daten live und legt Belege über die Belegerfassung an, also mit denselben Prüfungen wie bei einer manuellen Erfassung. Ihre Anpassungen, Belegarten und Nummernkreise bleiben erhalten. Eine ERP-Migration ist nicht nötig.

Datenschutz und Berechtigungen

Je mehr Prozesse eine KI übernimmt, desto wichtiger ist eine zentrale Kontrolle. In Workist legen Sie einmal fest, welche Agenten automatisch anlegen dürfen und wo Ihr Team freigibt. Jede Anlage durch Worki braucht eine Bestätigung, Admins schalten Schreibzugriffe jederzeit ab. Der Voice Agent nennt Preise nur Anrufern, die er als Kunden erkannt hat. Alle Aktionen stehen im Dashboard. Die Daten liegen in der EU, Workist ist SOC 2 Type II zertifiziert und arbeitet DSGVO-konform.

So fangen Sie an

Holistisch heißt nicht, alles auf einmal einzuführen. Wir empfehlen einen Einstieg mit dem Prozess, der das meiste Volumen hat, meist die Auftragserfassung oder die Auskunft zu Preisen und Beständen. Weil die Schnittstelle zu Sage 100 dann schon steht, kommt jeder weitere Agent ohne neues Integrationsprojekt dazu.

1. Volumen zählen. Wie viele Bestellungen, Anfragen, Anrufe, Auftragsbestätigungen und Rechnungen kommen pro Tag?
2. Connector installieren. Sage 100 ab Version 9.0.8 und eine Lizenz für das 3rd Party Gateway sind die Voraussetzung.
3. Mit einem Agenten starten. Die Installation dauert meist rund zwei Stunden, nach wenigen Tagen ist der erste Agent produktiv.
4. Worki freischalten. Ihr Team gibt Aufgaben im Chat und baut eigene Routinen.
5. Weitere Agenten zuschalten. Telefon, Einkauf und Rechnungseingang kommen auf derselben Grundlage dazu.

Häufige Fragen

Was unterscheidet eine KI-Plattform von einem KI-Tool?

Die gemeinsame Grundlage. Ein Tool löst einen Prozess mit eigener Anbindung. Eine Plattform verbindet sich einmal live mit der Sage 100 Warenwirtschaft und betreibt darauf mehrere Agenten mit denselben Daten und Regeln.

Muss ich alle Agenten auf einmal einführen?

Nein. Die meisten Kunden starten mit einem Prozess und schalten weitere Agenten zu, sobald der erste läuft.

Ersetzt Worki die Standard-Agenten?

Nein. Die Standard-Agenten erledigen die Prozesse mit hohem Volumen zuverlässig im Hintergrund. Worki übernimmt die Aufgaben dazwischen und nutzt die Agenten dabei als Werkzeuge.

Was passiert bei einem Update von Sage 100?

Workist pflegt eine Schnittstelle statt vieler. Für jede unterstützte Sage-100-Version gibt es ein passendes Erweiterungspaket.

Welche Bereiche deckt die Plattform ab?

Vertrieb, Einkauf und Rechnungswesen. Dazu gehören Bestellungen, Anfragen, Anrufe, Angebote, Auftragsbestätigungen und Eingangsrechnungen.

Fazit

KI in der Sage 100 Warenwirtschaft ist heute praxistauglich. Den Unterschied macht die Architektur. Einzelne Tools lösen einzelne Aufgaben und erzeugen neue Schnittstellen. Eine Plattform mit einer Live-Schnittstelle, Standard-Agenten und einem KI-Assistenten wächst mit jedem Prozess, ohne dass Sie neu integrieren. Beginnen Sie mit dem Prozess, der am meisten Zeit kostet, und bauen Sie von dort aus.

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Quellen

1. Workist Docs: Sage 100 Connector
2. Workist: Integration Sage 100
3. TerraCom: Sage 100 REST API
4. Sage AppCenter: Workist, KI-Agent für den Vertrieb