OCR, IDP und KI-Agent: Was ist der Unterschied?

• OCR erkennt Zeichen auf einem Scan. Was eine Zahl bedeutet, weiß sie nicht. Für jedes Layout braucht es Vorlagen.
• IDP (Intelligent Document Processing) nutzt KI, um Felder zu verstehen: Kunde, Bestellnummer, Positionen, Lieferdatum. Vorlagen braucht es nicht mehr.
• KI-Agenten gehen einen Schritt weiter. Sie prüfen die Daten gegen das ERP, klären Rückfragen und legen den Beleg an.

Für Sage 100 heißt das: Die Erkennung ist 2026 gelöst. Der Unterschied zwischen den Tools liegt im Abgleich und in der Übergabe.

Der Engpass ist die Übergabe an die Sage 100 Warenwirtschaft

Die offizielle REST-API von Sage 100 umfasst vier Module: Kunden, Lieferanten, Artikel und Belegerfassung. Für den Zugriff aus der Cloud braucht es das 3rd Party Gateway mit eigener Lizenz. Kundenpreise mit Rabatten oder Bestände je Lager liefert die API nicht in der Form, die eine Belegprüfung braucht.

Viele Tools exportieren deshalb CSV-Dateien, die ein Import in die Sage 100 Warenwirtschaft einliest, oder schreiben direkt in die Datenbank. Beides hat Nachteile: Exporte laufen zeitversetzt, und direkte SQL-Schreibzugriffe umgehen Preisfindung, Nummernkreise und Prüfungen. Fragen Sie jeden Anbieter, wie die Daten in Sage 100 landen.

Die besten IDP-Tools für die Sage 100 Warenwirtschaft

1. Workist

Vertrieb und Einkauf

Workist ist mehr als OCR. Der Order Agent liest die Bestellung, ordnet den Kunden zu, gleicht jede Position mit Artikelnummer und Kundenpreis ab und legt den Auftrag in der Sage 100 Warenwirtschaft an. Weicht ein Preis ab, markiert er die Position und fragt Ihr Team. Im Einkauf liest der Order Confirmation Agent die Auftragsbestätigungen Ihrer Lieferanten, vergleicht sie mit der Bestellung und aktualisiert Preise, Mengen und Termine in Sage 100. Nur Abweichungen landen bei Ihrem Team. Eingangsrechnungen liest der Invoice Agent ohne Vorlagen aus, gleicht sie mit Bestellung und Wareneingang ab und übergibt sie an die Sage 100 Warenwirtschaft und das Rechnungswesen. Belege, PDF und E-Mail bleiben am Vorgang archiviert.

• Belege: Vertrieb: Bestellungen, Anfragen, Leistungsverzeichnisse. Einkauf: Auftragsbestätigungen von Lieferanten und Eingangsrechnungen
• Erkennung: KI liest jedes Layout ohne Vorlagen, auch Positionen und Freitext
• Abgleich: Live gegen Sage 100: Kunde, Artikel und Kundenpreis im Vertrieb; Einkaufsbestellung und Wareneingang im Einkauf
• Übergabe: Per Workist Sage 100 Connector, ab Version 9.0.8: Aufträge und Angebote im Vertrieb, aktualisierte Einkaufsbestellungen im Einkauf, Eingangsrechnungen in Warenwirtschaft und Rechnungswesen
• Grenze: In den Stammdaten legt Workist derzeit nur neue Kunden an

Mehr auf der Seite Workist für Sage 100 und in der Integrationsbeschreibung.

2. Softfolio e-Invoice

Eingangsrechnungen

Die Lösung der Bauknecht Softfolio.pps GmbH ist in Sage 100 integriert und im Sage-Lösungskatalog gelistet. Ein Freigabe-Workflow mit Rollen und Vertretungen ist enthalten.

• Belege: Eingangsrechnungen auf Papier und elektronisch, ZUGFeRD und XRechnung
• Erkennung: OCR für Kopfdaten, Kreditor, Betrag, Datum und Positionen
• Abgleich: Prüfung auf Pflichtangaben und GoBD
• Übergabe: Freigegebene Rechnungen gehen an das Sage-100-Rechnungswesen
• Grenze: Nur Rechnungseingang

3. DocuWare mit Sage-100-Schnittstelle

Waren- und Rechnungseingang

DocuWare ist ein verbreitetes DMS. Die System AG bietet eine Schnittstelle, die freigegebene Belege aus DocuWare positionsgenau in die Sage 100 Warenwirtschaft überträgt. Die Lösung passt, wenn Sie DocuWare ohnehin als Archiv nutzen.

• Belege: Eingangsbelege, Lieferscheine, Rechnungen
• Erkennung: Verschlagwortung in DocuWare
• Abgleich: Positionsgenauer Abgleich mit Bestellungen
• Übergabe: Als Wareneingang, Rechnungseingang oder beides, mit Lagerbuchung
• Grenze: Braucht AppDesigner Professional, für Zeitsteuerung eine Rewe-Lizenz

4. Candis

Rechnungsfreigabe

Candis ist eine Cloud-Lösung für die Rechnungsfreigabe mit offizieller Schnittstelle zu Sage 100. Sie passt, wenn mehrere Kostenstellen Rechnungen freigeben.

• Belege: Eingangsrechnungen
• Erkennung: KI-gestützte Rechnungserkennung
• Abgleich: Freigabe-Workflows
• Übergabe: Offizielle Sage-100-Schnittstelle
• Grenze: Nur Rechnungseingang

5. Avantgarde Co-Pilot

KI-Assistent mit Belegfunktionen

Der Avantgarde Co-Pilot ist vor allem ein Assistent für Fragen an die Daten. Laut Praxisberichten deckt er auch einzelne Belegfälle ab, etwa das Foto eines Lieferscheins im Wareneingang.

• Belege: Lieferscheinfoto im Wareneingang, Vorerfassung von E-Rechnungen, Angebotsvorbefüllung aus Anfragen
• Erkennung: Sprachmodelle von OpenAI oder Azure
• Abgleich: Im Sage-Client
• Übergabe: Im Sage-Client auf Zuruf
• Grenze: Assistent, keine durchgehende Belegverarbeitung

Vergleichstabelle

Was die E-Rechnung ändert

Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Verkehr empfangen können. Strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD brauchen keine Texterkennung mehr, die Daten liegen maschinenlesbar vor. Für den Rechnungseingang verschiebt sich die Aufgabe damit von der Erkennung zur Prüfung und Freigabe.

Bestellungen bleiben dagegen PDFs in jedem denkbaren Layout. Hier bleibt IDP mit KI unverzichtbar.

Auswahl-Checkliste

1. Belegart klären. Geht es um Bestellungen im Vertrieb, Auftragsbestätigungen im Einkauf oder Rechnungen in der Buchhaltung?
2. Übergabe prüfen. Schreibt das Tool über die Belegerfassung von Sage 100, per Import oder direkt in die Datenbank?
3. Abgleich testen. Prüft das Tool Kundenpreise und Artikel live gegen Sage 100?
4. Mit eigenen Belegen testen. Lassen Sie sich die Erkennung an Ihren schwierigsten Dokumenten zeigen.
5. Gesamtkosten rechnen. Neben dem Tool kommen eventuell AppDesigner, Rewe-Lizenz oder 3rd Party Gateway dazu.

Häufige Fragen

Hat Sage 100 eine eingebaute OCR?

Nein, nicht als KI-gestützte Belegverarbeitung. Dafür gibt es Partnerlösungen wie Softfolio e-Invoice.

Welches Tool eignet sich für Bestellungen?

Workist. Der Order Agent liest Bestellungen in jedem Layout, prüft sie gegen den Kundenpreis aus der Sage 100 Warenwirtschaft und legt den Auftrag an.

Welches Tool eignet sich für Auftragsbestätigungen von Lieferanten?

Workist. Es gleicht die Auftragsbestätigung mit der Einkaufsbestellung ab und aktualisiert Preise, Mengen und Termine in Sage 100.

Welches Tool eignet sich für Eingangsrechnungen?

Workist, wenn Rechnungen mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen und in Warenwirtschaft und Rechnungswesen übergeben werden sollen und Sie Vertrieb und Einkauf auf einer Plattform wollen. Für reine Freigabe-Workflows in der Buchhaltung eignen sich Softfolio e-Invoice, DocuWare mit Sage-100-Schnittstelle oder Candis.

Brauche ich mit der E-Rechnung noch OCR?

Für Rechnungen immer seltener, für Bestellungen weiterhin. Kunden schicken Bestellungen als PDF, Fax oder E-Mail-Text.

Jetzt weiterlesen:

• Wie Sie KI in Sage 100 nutzen: fünf Wege im Überblick
• 5 KI-Tools für Sage 100 im Vergleich
• Warum wir KI für die Sage 100 Warenwirtschaft als Plattform denken
• Workist für Sage 100

Testen Sie Workist mit Ihren schwierigsten Bestellungen

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie Workist Ihre Bestellungen liest, gegen Sage 100 prüft und als Auftrag anlegt.

Quellen

1. TerraCom: Sage 100 REST API
2. Workist Docs: Sage 100 Connector
3. DESK: Automatische Rechnungserkennung in Sage 100
4. System AG: DocuWare Sage 100 Waren- und Eingangsschnittstelle
5. Candis: Sage-100-Schnittstelle
6. AI Campus Europe: KI für Sage 100 im Praxisüberblick
7. Sage Lösungskatalog für Sage 100