KI-Telefonassistent mit Sage 100 verbinden

Das Wichtigste in Kürze

Ein KI-Telefonassistent bringt im Innendienst nur dann etwas, wenn er während des Gesprächs auf Sage 100 zugreift: Kunde erkennen, Kundenpreis nennen, Bestand prüfen, Bestellung aufnehmen. Die meisten Voice-Bots am Markt können das nicht, weil Sage 100 keine offene Schnittstelle für diese Daten hat.

Statische Exporte als Knowledge Base helfen dabei nicht, weil Preise kundenindividuell sind und Bestände sich laufend ändern. Der Workist Voice Agent löst das über eine eigens entwickelte Live-Schnittstelle zur Sage 100 Warenwirtschaft. Er arbeitet autonom als zentrale Nummer, nimmt rund um die Uhr ab, nennt erkannten Kunden ihren Preis und den Bestand und legt telefonische Bestellungen als Auftrag an.

Was ein Telefonassistent für den Vertrieb können muss

Im Vertrieb von Herstellern und Händlern drehen sich die meisten Anrufe um dieselben Fragen. Was kostet der Artikel für mich? Ist er auf Lager? Wann kommt meine Lieferung? Und oft: Dann bestelle ich gleich.

Jede dieser Antworten steht in der Sage 100 Warenwirtschaft. Ein Telefonassistent, der nur allgemeine Auskünfte gibt oder Rückrufe notiert, entlastet Ihr Team kaum. Er muss fünf Dinge beherrschen:

Den Anrufer erkennen, über die Rufnummer oder die Kundennummer im Gespräch.
Den Kundenpreis nennen, also den Preis mit Rabatten, den Sage 100 für genau diesen Kunden berechnet, nicht den Listenpreis.
Den Bestand prüfen, möglichst je Lager.
Bestellungen aufnehmen und als Auftrag in der Sage 100 Warenwirtschaft anlegen.
Weiterleiten und Rückrufe aufnehmen, wenn ein Anliegen einen Kollegen braucht: Der Anruf wird an die richtige Person verbunden oder als Rückrufwunsch mit Zusammenfassung übergeben.

Warum die meisten Voice-Bots an Sage 100 scheitern

Telefon-KI ist 2026 einfacher umzusetzen als je zuvor. Sprachmodelle verstehen Dialekte, Fachbegriffe und Artikelnummern. Das Problem ist der Datenzugriff.

Sage 100 hat keine offene API, wie sie Cloud-ERPs mitbringen. Die offizielle REST-API umfasst vier Module (Kunden, Lieferanten, Artikel, Belegerfassung). Kundenpreise mit Rabatten und Bestände je Lager liefert sie nicht in der Form, die ein Gespräch braucht. Für den Zugriff aus der Cloud kommt das 3rd Party Gateway mit eigener Lizenz dazu. Die meisten Voice-Bot-Anbieter bieten deshalb für Sage 100 keine Live-Anbindung an. Sie arbeiten mit einer Knowledge Base aus Exporten oder leiten jede konkrete Frage an Ihr Team weiter.

Warum Exporte nicht reichen

Ein naheliegender Workaround: Preislisten, Artikelstamm und Bestände regelmäßig als CSV exportieren und dem Voice-Bot als Knowledge Base geben. Am Telefon geht das schief.

Preise sind kundenindividuell. Sage 100 berechnet den Preis aus Preislisten, Rabatten und Konditionen je Kunde. Eine Liste kann das nicht abbilden, der Bot nennt dann den falschen Preis.
Bestände ändern sich laufend. Ein Export von heute Morgen ist am Nachmittag veraltet. Sagt der Bot „auf Lager“ und die Ware ist weg, haben Sie ein Versprechen gebrochen.
Aufträge entstehen nicht. Ohne Schreibzugriff bleibt die telefonische Bestellung eine Notiz, die Ihr Team abtippt.

Ein Telefonassistent für die Sage 100 Warenwirtschaft braucht deshalb eine Live-Schnittstelle: Er fragt während des Gesprächs genau den Preis und den Bestand ab, die in diesem Moment gelten, und legt den Auftrag direkt an.

Drei Ansätze im Vergleich

	Voice-Bot ohne ERP	Voice-Bot mit Knowledge Base aus Exporten	Voice Agent mit Live-Schnittstelle
Kundenpreis	Nein, nur Rückruf	Listenpreis, oft falsch	Ja, live
Bestand	Nein	Stand des letzten Exports	Ja, live
Bestellung anlegen	Notiz für das Team	Notiz für das Team	Als Auftrag über die Belegerfassung
Verlässlichkeit der Auskunft	Keine Auskunft	Gering, Daten veralten	Hoch, Daten wie im ERP
Sicherheit	Unkritisch	Preislisten liegen außerhalb des ERP	Definierte Endpunkte, Regeln je Agent
Beispiel	Allgemeine Voice-Bots	Voice-Bots mit Dokument-Upload	Workist Voice Agent

So läuft ein Anruf mit dem Workist Voice Agent

Anruf wird angenommen. Der Voice Agent nimmt ab, auch nach Feierabend und am Wochenende, und erkennt den Kunden an der Rufnummer.
Auskunft zu Preis und Bestand. Der Kundenpreis mit Rabatten und der aktuelle Bestand kommen live aus der Sage 100 Warenwirtschaft. Preise nennt der Agent nur Anrufern, die er als Kunden erkannt hat.
Bestellung im Gespräch. Artikel, Menge und Lieferadresse werden im Gespräch bestätigt.
Auftrag in Sage 100. Workist legt den Auftrag über die Belegerfassung an. Zusammenfassung, Aufnahme und Transkript liegen am Vorgang in Workist.
Übergabe, wenn nötig. Kommt der Agent nicht weiter, verbindet er mit einem Kollegen.

Möglich macht das der Workist Sage 100 Connector. Er wird per AppDesigner-Import in der Sage 100 Warenwirtschaft installiert und ergänzt die Endpunkte, die für Preise, Bestände und Belege fehlen. Workist schreibt über die Belegerfassung, damit Nummernkreise, Preisfindung und Prüfungen greifen. Details stehen in der Integrationsbeschreibung.

Einrichtung in fünf Schritten

Version prüfen. Sage 100 ab Version 9.0.8 und eine Lizenz für das 3rd Party Gateway.
Connector installieren. Ihr Sage-Partner oder unser Team spielt die Workist-Erweiterung ein. Am Ende startet der Applikationsserver neu, planen Sie ein kurzes Wartungsfenster ein.
Telefonie anbinden. Der Voice Agent bekommt eine eigene Rufnummer oder wird per SIP-Trunk an Ihre Telefonanlage angebunden.
Regeln festlegen. Welche Fragen beantwortet der Agent, wann verbindet er weiter, welche Bestellungen legt er direkt an?
Testen und live gehen. Ihr Team ruft selbst an, prüft Antworten und Aufträge und schaltet dann frei.

Datenschutz und Kontrolle

Ein Telefonassistent spricht mit Fremden. Deshalb gelten feste Grenzen. Preise gibt der Voice Agent nur an Anrufer, die er als Kunden erkannt hat. Er greift nur über die definierten Endpunkte des Connectors zu, nicht mit einer vollen Benutzeranmeldung. Jede Aktion steht im Workist Dashboard. Die Daten liegen in der EU, Workist ist SOC 2 Type II zertifiziert und arbeitet DSGVO-konform.

Häufige Fragen

Kann ein KI-Telefonassistent wirklich Preise aus Sage 100 nennen?

Ja, wenn er live auf Sage 100 zugreift. Der Workist Voice Agent liest den Kundenpreis mit Rabatten während des Gesprächs aus.

Was passiert, wenn ein unbekannter Anrufer nach Preisen fragt?

Er bekommt keinen Preis. Sage 100 berechnet Preise je Kunde, und der Voice Agent nennt sie nur erkannten Kunden. Die Anfrage geht an Ihr Team.

Brauche ich eine neue Telefonanlage?

Nein. Der Voice Agent bekommt eine eigene Rufnummer oder wird per SIP-Trunk an Ihre bestehende Anlage angebunden.

Reicht es, dem Voice-Bot eine Preisliste zu geben?

Nein. Sage 100 berechnet Preise je Kunde mit Rabatten und Konditionen, und Bestände ändern sich laufend. Eine exportierte Liste liefert am Telefon falsche Preise und veraltete Bestände. Es braucht Live-Daten aus der Sage 100 Warenwirtschaft.

Wie lange dauert die Einführung?

In der Regel wenige Tage. Die Installation des Connectors dauert meist rund zwei Stunden. Den größten Teil macht danach das Set-up der Regeln und der Telefonie aus.

Jetzt weiterlesen:

Hören Sie den Voice Agent mit Ihren Sage-100-Daten

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie der Voice Agent Anrufe annimmt, Preise und Bestände aus der Sage 100 Warenwirtschaft nennt und Bestellungen anlegt.

Demo vereinbaren