Ein Auftrag kommt als PDF im Postfach an. Jemand im Innendienst öffnet ihn, sucht die Adresse, gleicht die Artikelnummern ab, legt den Vorgang an. Zwei bis fünf Minuten, je nachdem, wie viele Positionen drinstehen. Bei hundert Aufträgen am Tag ist das eine Stelle, die den ganzen Tag nichts anderes tut. Und das ist nur einer von vielen Prozessen im Vertriebsinnendienst, die sich heute mit KI automatisieren lassen.

Seit microtech büro+ eine GraphQL-Schnittstelle hat, lässt sich viel von dieser Arbeit an eine KI abgeben. Offen ist nur, wie. Es gibt drei Möglichkeiten, und sie unterscheiden sich vor allem darin, wie viel Prüfung zwischen KI und ERP steht und wer dafür die Verantwortung trägt.

microtech hat mit der GraphQL-Schnittstelle die Grundlage für KI geschaffen

Microtech büro+ hat eine GraphQL-Schnittstelle, die lesen und schreiben kann. Adressen, Artikel, Vorgänge, offene Posten, alles lässt sich abfragen, anlegen, ändern und buchen. Damit ist die Tür offen, durch die eine KI in Ihr ERP hineinarbeiten kann.

Dazu kommt das Model Context Protocol, kurz MCP, der Standard, über den KI-Assistenten wie Claude mit einem ERP sprechen. microtech hat auf GitHub offene Anleitungen dafür veröffentlicht, sogenannte Skills, die einem Assistenten erklären, wie büro+ aufgebaut ist und wie ein Vorgang entsteht.

Eines gilt für alle drei Möglichkeiten: Daten gehen an eine KI. Der Unterschied liegt darin, welche Daten das sind, wer das kontrolliert und was passiert, bevor etwas in büro+ gebucht wird.

Drei Möglichkeiten der KI-Automation im Vergleich

Möglichkeit 1: Einen KI-Assistenten direkt per GraphQL anschließen

Sie verbinden einen Assistenten wie Claude über MCP mit der Schnittstelle von büro+ und stellen Ihrem ERP Fragen in normaler Sprache. Welche Kunden haben im August viel bestellt und in diesem Monat noch nichts? Die Antwort kommt aus den echten Daten. Wenn das zum ersten Mal läuft, ist es beeindruckend.

Der Haken: Der Assistent darf alles, was der angebundene Benutzer darf, und er entscheidet selbst, welche Daten er für eine Antwort abruft. Wer ihn bedient, sieht Konditionen, Zahlungsverhalten und Vorgänge aller Kunden, ohne sich je in büro+ anzumelden. Schreibt er einen Vorgang, prüft niemand vorher, ob die Artikelnummer stimmt. Bei einer Abfrage am Tag ist das egal. Bei hundert Aufträgen nicht.

Für einen Fünf-Personen-Betrieb, in dem der Inhaber ohnehin alle Zahlen kennt, ist das ein gutes Werkzeug. Ein Weg, einen Prozess zu automatisieren, ist es nicht.

Möglichkeit 2: Die Eigenentwicklung

Ihre Entwickler bauen auf der Schnittstelle eine eigene Anwendung, genau auf Ihren Prozess zugeschnitten. Das ist richtig, wenn Ihr Prozess wirklich einzigartig ist. Wer so einen hat, weiß es meistens.

Unterschätzt wird selten die Anbindung, sondern alles danach. Bestellungen kommen in hundert Layouts, Artikelbezeichnungen müssen zu Artikelnummern werden, die zehn Prozent Sonderfälle fressen achtzig Prozent der Zeit. Und was Sie gebaut haben, pflegen Sie: neue KI-Modelle, neue Kundenformulare, der Entwickler, der es kennt, geht. Für die Auftragserfassung heißt das, ein gelöstes Problem ein zweites Mal zu lösen.

Möglichkeit 3: Standardisierte Branchenlösungen für die gezielte Automatisierung

Die dritte Möglichkeit ist eine Lösung, die für den Innendienst gebaut ist und büro+ bereits kennt. Workist ist offizieller Microtech Partner und verbindet sich über dieselbe GraphQL-Schnittstelle, lesend und schreibend, ohne Anpassungen an Ihrem System.

Was Sie bekommen, sind geprüfte Anwendungsfälle, die bei über 200 Unternehmen laufen. Der Order Agent liest Bestellungen und Preisanfragen, prüft sie gegen Ihre Stammdaten und legt Aufträge oder Angebote in büro+ an. Der Inbox Agent beantwortet Kundenanfragen aus dem Postfach heraus. Der Voice Agent nimmt Bestellungen am Telefon an. Jeder Fall hat eine Prüfung vor der Buchung: Was eindeutig ist, läuft durch. Was nicht, geht zur Freigabe an einen Menschen.

Und daneben steht WorkI, der KI-Assistent in Workist. Er beantwortet Fragen zu Ihren Daten und übernimmt im Chat, was in keinen Standardfall passt: eine Rückfrage an den Kunden formulieren, Stammdaten nachpflegen, einen Sonderfall klären. Dieselbe Flexibilität wie bei Möglichkeit 1, aber innerhalb der Zugriffsrechte, die Sie für Workist festgelegt haben, und mit einem Protokoll, wer was gemacht hat.

Das ist der Grund, warum die meisten Firmen hier landen. Die Standardfälle laufen geprüft und ohne Ihr Zutun, und für alles andere gibt es einen Assistenten, der Ihr ERP kennt. Der Datenschutz ist dabei am einfachsten abbildbar: Workist ist Auftragsverarbeiter mit Vertrag, der Zugriff ist auf den Innendienst begrenzt, jeder Schritt ist dokumentiert.

Entscheiden Sie, was der richtige Weg für Sie ist

Wenn Sie bis zehn Leute sind, ohnehin alle alles sehen und am Tag eine Handvoll Belege eingeht, schließen Sie einen KI-Assistenten an.

Wenn Ihr Prozess so nirgends existiert, Sie eigene Entwickler haben und bereit sind, das auf Jahre zu pflegen, bauen Sie selbst.

Wenn in Ihrem Innendienst täglich Bestellungen, Anfragen und Anrufe anfallen, nehmen Sie eine Standardlösung. Sie bekommen die geprüften Fälle sofort und den flexiblen Assistenten dazu, ohne dafür einen Generalschlüssel aus der Hand zu geben.

Was dazu oft gefragt wird

Muss büro+ in der Cloud laufen, damit eine KI darauf zugreifen kann?

Nein. Die GraphQL-Schnittstelle funktioniert auf Ihrem eigenen Server genauso wie in einer privaten Cloud. Workist verbindet sich in beiden Fällen gleich.

Kann eine KI über die Schnittstelle auch schreiben?

Ja. Adressen anlegen, Vorgänge buchen, Datensätze ändern, alles ist möglich. Was ein Zugang darf, legen Sie in büro+ fest. Der Unterschied zwischen den drei Möglichkeiten liegt darin, ob vor dem Schreiben jemand prüft.

Welche Prozesse lassen sich in büro+ mit Workist automatisieren?

Aufträge und Angebote aus E-Mails und PDFs anlegen, Preis- und Verfügbarkeitsanfragen beantworten, Bestellungen am Telefon annehmen, dazu Ad-hoc-Aufgaben über WorkI wie Rückfragen und Stammdatenpflege. Eine Übersicht finden Sie auf der Seite zur KI-Plattform für Microtech Büro+.

Was unterscheidet WorkI von einem KI-Assistenten, den ich direkt an die Schnittstelle hänge?

Die Grenzen. WorkI arbeitet mit denselben Stammdaten und Zugriffsrechten wie die Standard-Agenten, kennt Ihre Artikel und Kunden und protokolliert, was er tut. Ein direkt angeschlossener Assistent sieht alles, was der angebundene Benutzer sieht, und niemand prüft, was er schreibt.

Gehen bei Workist Daten an eine KI?

Ja, wie bei jeder KI-Lösung. Der Unterschied: Workist bekommt nur die Daten, die der Innendienst-Prozess braucht, ist als Auftragsverarbeiter vertraglich gebunden und nach SOC 2 Type 2 zertifiziert. Kundendaten werden nicht zum Training öffentlicher Modelle verwendet.

Braucht Workist Anpassungen an meinem büro+?

Nein. Die Anbindung läuft über die GraphQL-Schnittstelle, ohne Middleware und ohne Eingriff in Ihren Mandanten. Sie richten einen Zugang für Workist ein, mehr nicht.

Wie lange dauert die Anbindung an büro+?

Wenige Wochen. Die Anbindung ist Standard, den größten Teil der Zeit brauchen Ihre Stammdaten und die Abstimmung, welche Fälle automatisch durchlaufen dürfen.

Was kostet eine Eigenentwicklung wirklich?

Die Anbindung ist der kleinere Teil. Den Aufwand verursachen Belegerkennung, Stammdatenabgleich, Sonderfälle und die dauerhafte Pflege, sobald sich Kundenformulare oder KI-Modelle ändern.

Lassen sich die Möglichkeiten kombinieren?

Ja. Wer Workist einsetzt, braucht für den Innendienst allerdings keinen zweiten Assistenten mehr, weil WorkI die Ad-hoc-Fälle übernimmt. Ein direkt angeschlossener Assistent bleibt sinnvoll für Auswertungen der Geschäftsführung.

Jetzt weiterlesen: Die KI-Plattform für den Vertrieb mit Microtech Büro+.