Wo im Prozess sitzt der LV Assistent bei ACO?

Seit 2022 ist die Zahl der eingehenden Anfragen beim Entwässerungsspezialisten ACO um fast 50 Prozent gestiegen, die Personaldecke aber nicht. Rund 90 Mitarbeitende im Customer Sales Service bearbeiten dort Ausschreibungen und Leistungsverzeichnisse, wie sie in der Baubranche Alltag sind, also genau die Dokumente, deren Logik wir im ersten Teil dieser Serie erklärt haben. Die interessanteste Frage ist dabei nicht, ob KI hier hilft, sondern wo im Prozess man sie einsetzt.

Bei ACO sitzt der Workist LV Assistent zwischen Posteingang und ERP: Eingehende LVs laufen aus dem Customer-Service-System in den Assistenten. Dort filtert die KI die relevanten Positionen aus teils hunderten Seiten heraus und schlägt zu jeder Position passende Artikel aus den Stammdaten vor, bei Bedarf auch mehrere Artikel je Position oder als Alternativposition. Der Mensch prüft, entscheidet und schließt ab.

Erst dann wird das Angebot automatisch in SAP vorerfasst, wo Preisfindung und finale Prüfung stattfinden. Das Angebot für den Kunden erstellt Workist auf Wunsch auch im GAEB-Format. Das Ergebnis dieser Arbeitsteilung: In vielen Bereichen gibt ACO Angebote heute innerhalb von viereinhalb Stunden ab, wo im Markt oft Tage üblich sind.

Das Wichtigste in Kürze

• Der LV Assistent sitzt bei ACO zwischen Posteingang und ERP: Die KI filtert die relevanten Positionen und schlägt Artikel aus den Stammdaten vor, geprüft und entschieden wird vom Menschen.
• Seit 2022 sind die eingehenden Anfragen bei ACO um fast 50 Prozent gestiegen, die Personaldecke nicht. Rund 90 Mitarbeitende im Customer Sales Service bearbeiten Aufträge, Ausschreibungen und Leistungsverzeichnisse.
• In vielen Bereichen gibt ACO Angebote heute innerhalb von viereinhalb Stunden ab, wo im Markt oft Tage üblich sind.
• Rund 90 Prozent der Einführungsarbeit stecken in den eigenen Stammdaten, nicht in der Technik. Wer das ernst nimmt, hat den Assistenten in etwa sechs Wochen produktiv.
• Im LV Assistenten arbeiten mehrere spezialisierte Modelle: eine kundenspezifisch trainierte Relevanzerkennung, Artikelvorschläge aus Stammdaten und Angebotshistorie sowie ein kundenübergreifendes Modell für die Textbausteine von LV-Dokumenten.

Vier Best Practices für die Einführung

Aus dem Projekt lassen sich vier Best Practices ableiten, die ACO im Juli 2026 in einem gemeinsamen Webinar mit Workist-Gründer Alexander Müller offen geteilt hat.

1. Prozess vor Tool

Bevor es an die Technik ging, haben beide Teams den Angebotsprozess am Flipchart skizziert und die größten Hebel identifiziert, statt KI dort einzusetzen, wo sie gerade Mode ist.

2. Die Daten sind der eigentliche Aufwand

Nach ACOs Erfahrung stecken rund 90 Prozent der Einführungsarbeit in der eigenen Organisation, vor allem in Artikeln, Preisen und Schlagwörtern; die KI kann nur so gut sein wie die Stammdaten, aus denen sie vorschlägt. Wer das ernst nimmt, hat den Assistenten in etwa sechs Wochen produktiv.

„Die Technik und die Schnittstellen sind meist der einfachste Teil. Neunzig Prozent der Arbeit ist die eigene Organisation, vor allem die Datenqualität.“ – Rouven Gehrmann, Leiter Customer Sales Service Deutschland, ACO

3. Der Mensch behält bewusst die Endkontrolle

Kein Angebot verlässt das System ungeprüft. Zusätzlich können Nutzer eigene Schlüsselwörter hinterlegen, etwa Normanforderungen oder Wettbewerbsprodukte: Taucht ein solches Wort im LV auf, zeigt der Assistent die Stelle in jedem Fall an. Das ersetzt die alte Routine, das Dokument per Strg+F nach einer Merkliste abzusuchen.

4. Change ernst nehmen

ACO hat Key User aus dem Tagesgeschäft von Anfang an einbezogen. Der Effekt für das Team: Wer weniger Zeit mit dem Durchsuchen von Dokumenten verbringt, hat mehr Zeit für die Aufgaben, für die man eigentlich in den Vertriebsinnendienst geht, etwa Projekte aktiv nachzuverfolgen, neue Potenziale zu qualifizieren und Kunden zu beraten.

Welche KI arbeitet im LV Assistenten?

Dass dieser Prozess funktioniert, liegt an dem, was unter der Oberfläche arbeitet, und das ist mehr als „ein KI-Feature“: Im LV Assistenten arbeitet ein Zusammenspiel spezialisierter Modelle. Diese Relevanzerkennung, also die Frage, welche der oft mehreren Hundert Positionen eines LVs überhaupt das eigene Sortiment betreffen, wird kundenspezifisch trainiert, denn was für ACO relevant ist, ist es für einen Hersteller von Schließtechnik nicht.

Die Artikelvorschläge dazu liegen bereits beim Öffnen des Dokuments bereit und speisen sich aus den Stammdaten und der Angebotshistorie des jeweiligen Kunden. Ein kundenübergreifendes Modell erkennt zudem die typischen Textbausteine von LV-Dokumenten, unabhängig von Layout und Absender. Und alle diese Modelle lernen aus jeder Entscheidung der Nutzer weiter; jedes abgeschlossene LV macht das nächste schneller.

Das ist der entscheidende Unterschied: Hier wurde nicht KI nachträglich auf eine Software geschraubt, sondern ein Produkt um lernende Modelle herum gebaut. So bauen wir bei Workist grundsätzlich Produkte. Wie sich dieser Ansatz im Vergleich mit anderer LV Software am Markt schlägt, schauen wir uns im dritten Teil dieser Serie an.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Was macht ein LV Assistent im Angebotsprozess?

Er sitzt zwischen Posteingang und ERP-System. Eingehende Leistungsverzeichnisse laufen aus dem Customer-Service-System in den Assistenten, der die relevanten Positionen aus teils hunderten Seiten herausfiltert und zu jeder Position passende Artikel aus den Stammdaten vorschlägt. Geprüft und entschieden wird vom Menschen, erst danach wird das Angebot in SAP vorerfasst.

Wie lange dauert die Einführung eines LV Assistenten?

Bei ACO waren es etwa sechs Wochen bis zum produktiven Einsatz. Entscheidend ist die Vorarbeit an den eigenen Daten: Rund 90 Prozent der Einführungsarbeit stecken in der eigenen Organisation, vor allem in Artikeln, Preisen und Schlagwörtern.

Bleibt die Kontrolle über das Angebot beim Menschen?

Ja. Kein Angebot verlässt das System ungeprüft. Zusätzlich lassen sich eigene Schlüsselwörter hinterlegen, etwa Normanforderungen oder Wettbewerbsprodukte: Taucht ein solches Wort im LV auf, zeigt der Assistent die Stelle in jedem Fall an.

Was unterscheidet den LV Assistenten von klassischer LV Software?

Hier wurde KI nicht nachträglich auf eine bestehende Software geschraubt, sondern das Produkt um lernende Modelle herum gebaut. Die Relevanzerkennung wird kundenspezifisch trainiert, die Artikelvorschläge speisen sich aus Stammdaten und Angebotshistorie, und alle Modelle lernen aus jeder Entscheidung der Nutzer weiter.

Kann Workist Angebote im GAEB-Format zurückgeben?

Ja. Das Angebot für den Kunden erstellt Workist auf Wunsch auch im GAEB-Format. Wie GAEB-Dateien wie die X83 aufgebaut sind, erklärt der erste Teil dieser Serie.

Jetzt weiterlesen: Die komplette ACO Success Story mit allen Zahlen zum Auftrags- und Angebotsprozess.

Wer tiefer einsteigen will: Das komplette Gespräch zwischen ACO und Workist, inklusive Live-Demo des LV Assistenten, gibt es in der Webinar-Aufzeichnung.