Marktführer vertrauen Workist

OCR ist reine Digitalisierung …

OCR-Lösungen wie Abbyy Fine Reader, Google OCR oder Readiris können helfen, Aufträge zu digitalisieren. Wenn es darum geht, die gesamte Auftragserfassung zu automatisieren, stoßen sie aber schnell an Grenzen.

Fehlende Flexibilität

OCR-Tools benötigen Regeln und Vorlagen. Weichen Dokumente vom definierten Layout ab, führt das zu Problemen. Auch neue Sprachen werden nicht sofort verstanden.

Abbildung, die die mangelnde Flexibilität von OCR-Tools bei unterschiedlichen Dokumentlayouts zeigt. Links ist ein "Korrektes Layout" mit einem Häkchen dargestellt, bei dem verschiedene Elemente eines Dokuments, wie Textfelder und Tabellen, sauber umrandet und organisiert sind. Rechts ist ein "Fehlerhaftes Layout" mit einem X dargestellt, bei dem die Dokumentelemente falsch ausgerichtet und schlecht strukturiert sind. Diese Abbildung verdeutlicht die Herausforderungen, denen sich OCR-Tools bei nicht standardisierten Dokumentlayouts gegenübersehen.

Mangelnde Kontexterkennung

OCR-Software extrahiert Texte aus Dokumenten oder Bildern, ohne den Kontext zu verstehen. Es bleibt unklar, ob eine Zahlenfolge eine Artikelnummer oder die Postleitzahl der Lieferanschrift ist.

Illustration depicting the lack of context recognition in document processing. The document has various sections outlined in red dashed boxes, each with a question mark beside them, indicating areas where the system fails to understand the context. This image highlights the challenges faced by OCR and similar tools in accurately interpreting and processing documents without clear context recognition.

Fehleranfälligkeit

Optical Character Recognition ist fehleranfällig. Viele OCR-Programme haben Probleme, schlechte Scans, Handschriften oder unklare Dokumente auszulesen.

Illustration showing a document with various sections outlined in red dashed boxes, highlighting areas prone to OCR errors. A magnifying glass is placed over a section with scribbled handwriting, emphasizing the difficulty OCR tools face when dealing with poor scans or handwritten text. This image underscores the challenges and errors associated with OCR technology in accurately processing documents with suboptimal quality or handwritten content.

... ohne Automatisierung

OCR-Technologie wandelt Text in Bildern oder Dokumenten in ein maschinenlesbares Format um. Für echte Prozessautomatisierung reichen reine OCR-Lösungen aber nicht aus.
Illustration showing the limited automation capability of OCR. A red circle labeled "OCR" has an arrow pointing to a black circle with a human icon, indicating that OCR data still needs human interpretation. Another arrow points from the human icon to a green circle labeled "ERP," representing the transfer of interpreted data into an ERP system. This image emphasizes that, despite OCR technology, human intervention is required to process and transfer data accurately.

Eingeschränkte Automatisierung

Die ausgelesenen Daten müssen weiterhin von Menschen interpretiert und per Copy-and-Paste übertragen werden.

Abbildung zum Vergleich der Zeitersparnis zwischen manueller Verarbeitung und OCR. Links zeigt eine Stoppuhr mit der Bezeichnung "Manuell" eine Zeit von 5 Minuten und 30 Sekunden. Rechts zeigt eine Stoppuhr mit der Bezeichnung "OCR" eine Zeit von 4 Minuten und 45 Sekunden, was auf eine begrenzte Zeitersparnis hinweist. Diese Abbildung verdeutlicht, dass die Verwendung von OCR im Vergleich zu manuellen Methoden nur eine geringe Reduktion der Verarbeitungszeit bietet.

Geringe Zeitersparnis

Da noch immer eine manuelle Nachbearbeitung notwendig ist, bringen OCR-Tools nur eine kleine Zeitersparnis gegenüber dem komplett händischen Abtippen.

Illustration showing a graph depicting the high training effort and costs associated with OCR tools. The graph starts with an OCR label at the baseline and rises steeply, marked with icons representing time and money, indicating increasing effort and costs. The upward curve emphasizes the significant investment required for training OCR tools. This image highlights the context of high training effort and costs associated with implementing OCR technology.

Hoher Trainingsaufwand

Um mit reinen OCR-Lösungen Bestellungen von verschiedenen Kunden in unterschiedlichen Layouts auszulesen, ist initial viel Training notwendig.

Warum Workist die bessere Alternative zu OCR-Software ist

Blitzschnelle Integration

Workist ist in nur 2 Tagen einsatzbereit. Der einfache Plug-and-Play-Ansatz macht ein vorheriges Training oder umfangreiche IT-Projekte überflüssig.

Hohe Zeit- und Kostenersparnis

Die KI liest Daten zuverlässig aus und interpretiert sie problemlos. So erzielen Sie bis zu 95 % Zeitersparnis.

Ganzheitlichkeit

Workist bildet den gesamten Prozess ab und bietet maximale Kompatibilität – vom Auftragseingang bis zum Anlegen des Auftrages im ERP-System.

Intuitives Dokumentenverständnis

Die KI versteht und interpretiert Dokumente basierend auf der Lernerfahrung von über 3.000.000 erfolgreich verarbeiteten Dokumenten.

Stammdatenabgleich

Workist validiert ausgelesene Daten anhand der Stammdaten des Unternehmens. So werden nur korrekte Daten extrahiert und ans ERP-System übertragen.

Service und Support

Jeder unserer Kunden wird von langjährigen Experten begleitet und von der Integration über das Onboarding bis zur täglichen Anwendung eng beraten.

Service und Support

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Mit wenig Aufwand Dokumente automatisch verarbeiten

Weniger tippen, einfach automatisieren. Mit Workist.
Schritt 1

Weiterleitung an Workist

Eingehende Dokumente werden einfach an Workist weitergeleitet. Workist kann eine Vielzahl an Formaten verarbeiten – ob PDF, Excel oder Freitext-E-Mails.

Illustration showing multiple documents being forwarded towards the Workist mascot, representing the first step in the Workist workflow where documents are forwarded to Workist for processing. The mascot is positioned at the bottom right, ready to receive and handle the incoming documents. This image emphasizes the initial action of forwarding documents to the Workist system for further processing.
Schritt 2

Daten extrahieren

Workist erkennt Dokumente intuitiv und extrahiert automatisch alle relevanten Daten – unabhängig von Sprache oder Layout.

Illustration der Workist-Software mit einem digitalen Dokument, das Unternehmensdaten, Rechnungsadresse und Positionen enthält. Ein stilisiertes Maskottchen oder Symbol von Workist befindet sich rechts neben dem Dokument und zeigt auf einen Bereich mit der Beschriftung "Analysieren...". Die Abbildung verdeutlicht den Analyseprozess von Geschäftsdokumenten durch die Software.
Schritt 3

Daten validieren

Workist validiert die Informationen aus Ihren Dokumenten anhand Ihrer Stammdaten – und gewährleistet damit eine fehlerfreie Extraktion.

Illustration of the Workist software validating extracted data with the ERP's master data. A stylized Workist mascot is shown on the left, with a question mark indicating data analysis. The mascot points towards an ERP system represented by a database icon on the right, with a checkmark indicating successful validation. Below, the document sections display various data fields with checkmarks, signifying that the extracted data has been verified against the ERP's master data.
Schritt 4

Übertragung ans ERP-System

Über Standardschnittstellen wie EDI oder API übertragen Sie die Datenausgabe von Workist leicht an jedes ERP-System.

Illustration of the Workist software transferring extracted and validated data to various ERP systems. On the left, a stylized Workist mascot holds a data cube. Arrows from the mascot point to three labeled data transfer methods: EDI, API, and XML. These methods connect to logos of different ERP systems on the right, including SAP, Microsoft, Sage, Oracle, PRO ALPHA, and abas ERP, indicating the integration of data into these systems.
Illustration showing multiple documents being forwarded towards the Workist mascot, representing the first step in the Workist workflow where documents are forwarded to Workist for processing. The mascot is positioned at the bottom right, ready to receive and handle the incoming documents. This image emphasizes the initial action of forwarding documents to the Workist system for further processing.
Illustration der Workist-Software mit einem digitalen Dokument, das Unternehmensdaten, Rechnungsadresse und Positionen enthält. Ein stilisiertes Maskottchen oder Symbol von Workist befindet sich rechts neben dem Dokument und zeigt auf einen Bereich mit der Beschriftung "Analysieren...". Die Abbildung verdeutlicht den Analyseprozess von Geschäftsdokumenten durch die Software.
Illustration of the Workist software validating extracted data with the ERP's master data. A stylized Workist mascot is shown on the left, with a question mark indicating data analysis. The mascot points towards an ERP system represented by a database icon on the right, with a checkmark indicating successful validation. Below, the document sections display various data fields with checkmarks, signifying that the extracted data has been verified against the ERP's master data.
Illustration of the Workist software transferring extracted and validated data to various ERP systems. On the left, a stylized Workist mascot holds a data cube. Arrows from the mascot point to three labeled data transfer methods: EDI, API, and XML. These methods connect to logos of different ERP systems on the right, including SAP, Microsoft, Sage, Oracle, PRO ALPHA, and abas ERP, indicating the integration of data into these systems.

Echte Geschichten, echte Erfolge

So profitieren unsere Kunden von der Nutzung von Workist zur automatischen Verarbeitung ihrer Dokumente
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Jetzt 12x schneller Dokumente verarbeiten

Verabschieden Sie sich von ineffizienter und fehleranfälliger Dokumentenverarbeitung, egal ob Aufträge, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen. Starten Sie jetzt mit Workist durch und nutzen Sie Ihre Zeit besser.