Contorions mutiger Schritt zur Prozessautomatisierung

Seit 2020 arbeitet Contorion eng mit Workist zusammen, um die Prozesse im Bereich der Auftragsbestätigungsprüfung zu automatisieren. Durch den Einsatz der KI-Software von Workist (WorKI) konnte Contorion die Prozesskosten senken und gleichzeitig die Verarbeitungsgeschwindigkeit und Genauigkeit verbessern.

"Wir haben die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen mit der KI-Lösung von Workist vollständig automatisiert. Das spart uns nicht nur jede Menge Ressourcen, sondern hilft uns auch dabei unser Geschäft weiter zu skalieren.” - Stefan Underwood, Head of Logistics

Die Herausforderung

Stefans Team war mit langwierigen, monotonen Aufgaben beschäftigt und verbrachte Tage mit der Verarbeitung und Überprüfung von Auftragsbestätigungen.

Die Auftragsbestätigungen von Contorion unterscheiden sich grundlegend in Struktur und Format. Inhalt und Datenplatzierung variieren von Lieferant zu Lieferant. Herkömmliche Technologien wie vordefinierte Vorlagen oder layoutspezifische Datenextraktionen stoßen schnell an ihre Grenzen und sind aufwändig in der Handhabung.

Die Lösung

Die innovative KI-Software WorKI von Workist nutzt Algorithmen zum intelligenten Verstehen von Dokumenten, die nicht im Vorfeld geschult werden müssen und im Hintergrund im laufenden Betrieb ohne zusätzlichen Aufwand weiter lernen.

13 Mitarbeitende bei Contorion arbeiten mit WorKI zusammen. Wenn WorKI bei der Datenextraktion unsicher ist, wird ein Sachbearbeiter gebeten, das entsprechende Datenfeld zu prüfen und gegebenenfalls zu korrigieren. "Wir sind sehr zufrieden mit dem hervorragenden Support und der Flexibilität von Workist", stellt Stefan Underwood, Head of Logistics, heraus.

Geschwindigkeit und Einfachheit, alles in einem

“Der Automatisierungsgrad lag anfangs bei 75%. Innerhalb weniger Wochen wurde eine Automatisierungsrate von über 90% erreicht. Jetzt sind wir bei 98%. Wir müssen die Auftragsbestätigungen gar nicht mehr anfassen, das ist sehr zufriedenstellend". Auch Stefan Underwood hebt diesen schnellen Erfolg positiv hervor: "Das Tool von Workist zeichnet sich dadurch aus, dass es sehr schnell sehr gute Ergebnisse liefert, unabhängig vom Format des Dokuments.”

Mit Hilfe der KI-basierten Automatisierungslösung von Workist werden Personalressourcen freigesetzt, um Kunden- und Lieferantenbeziehungen aktiv zu managen, was einen wesentlichen Beitrag zum weiteren Wachstum des Unternehmens leistet. "Dank Workist können wir uns jetzt auf wichtige Projektarbeit konzentrieren: Internationalisierung, Qualitätsverbesserung und vieles mehr", sagt Stefan Underwood.

"Wir freuen uns darauf, die Zusammenarbeit mit Workist zukünftig noch weiter auszubauen. Als nächsten wollen wir mit Workist eine automatische Rechnungsprüfung umsetzen. Wir sind bereits in Kontakt mit dem Produktteam von Workist, um diesen zusätzlichen Anwendungsfall schnellstmöglich umzusetzen."

Über Contorion

Contorion ist ein Online-Fachhändler für professionelle Werkzeuge, Verbrauchsmaterialien und Werkstattbedarf. Contorion wurde 2014 in Berlin gegründet mit dem Ziel, die digitale Beschaffung im Handwerk zu fördern. Heute beschäftigt Contorion über 270 Mitarbeiter aus 33 Nationen und ist in Deutschland, Österreich und Frankreich aktiv.