Über 250 Marktführer vertrauen Workist
Der Prozess, der im Innendienst die meiste Zeit kostet. Im Einsatz bei proALPHA-Anwendern wie BACHL, CiS und Stabila.
3,5 Minuten Zeitersparnis pro Auftrag, rund 350 Bestellungen pro Woche. Sabine Dietrich und Michael Groß aus dem Vertriebsinnendienst berichten.
Der Agent arbeitet in vier Schritten. Jeder davon ist in der Workist Workbench nachvollziehbar.
E-Mails landen in der Workist Smart Inbox oder werden an den Agent weitergeleitet. PDF-, Excel- und Bildanhänge werden direkt mitgelesen, auch Bestellformulare und handschriftliche Notizen.
Der Agent liest Kopf- und Positionsdaten im Zusammenhang, unabhängig von Layout, Sprache oder Absender. Mengeneinheiten und Verpackungseinheiten werden dabei auf Ihre proALPHA-Codes umgeschlüsselt.
Kunden, Lieferadressen, Artikel und Kundenartikelnummern werden mit Ihren proALPHA-Stammdaten abgeglichen. Die Stammdaten kommen als nächtlicher Export aus proALPHA. Bei Unklarheiten fragt der Agent bei Ihrem Team nach.
Der geprüfte Auftrag geht als pAX-XML an den proALPHA-Import oder per REST-API direkt in Ihren Mandanten. proALPHA legt den Auftrag an. Preisfindung und Verfügbarkeit bleiben im ERP.
Drei Punkte, die Workist von OCR, RPA und Middleware unterscheiden.
Workist übergibt Aufträge im pAX-XML-Format, das proALPHA über den Standard-Import verarbeitet. Alternativ läuft die Anbindung über die proALPHA REST-API in beide Richtungen. Beide Wege sind bei Kunden im Betrieb, ohne Eingriff in den proALPHA-Kern.
Kunden, Ansprechpartner, Lieferadressen, Artikel und Kundenartikelnummern kommen als nächtlicher Export aus proALPHA. Geprüft wird gegen Ihre aktuellen Stammdaten. Preisfindung und Staffelpreise bleiben in proALPHA.
Eilaufträge, abweichende Rechnungsadressen oder Konfigurationsartikel erkennt der Agent anhand Ihrer Regeln und hält sie zur manuellen Prüfung an. Neukunden legen Sie mit einem Klick in der Workbench an, proALPHA übernimmt sie mit Neukunden-Kennzeichen.
"Die Zeitersparnis, die wir aktuell pro Dokument haben, beträgt im Durchschnitt 3,5 Minuten. Wir bearbeiten aktuell ca. 350 Bestellungen pro Woche über Workist, das ergibt eine Einsparung von 20 Stunden pro Woche."
Was Interessenten zu proALPHA am häufigsten fragen.
Bestellungen aus E-Mail oder PDF werden vom Agenten ausgelesen, gegen Ihre proALPHA-Stammdaten geprüft und als Auftrag übergeben. proALPHA importiert den Auftrag automatisch, Ihr Innendienst sieht nur die Fälle, bei denen der Agent nachfragt.
Über zwei Wege. Standard ist der Dateiaustausch: Workist legt den geprüften Auftrag als pAX-XML auf einem SFTP-Server ab, proALPHA holt die Datei ab und importiert sie automatisch. Alternativ bindet Workist die proALPHA REST-API an und tauscht Stammdaten und Aufträge als JSON in beide Richtungen aus. Middleware wie Lobster Data lässt sich einbinden.
Gelesen werden Kunden, Ansprechpartner, Lieferadressen, Artikel, Kundenartikelnummern und Mengeneinheiten als Stammdatenexport. Geschrieben werden Aufträge mit Kopf- und Positionsdaten, auf Wunsch mit Angebotsreferenz, sowie Auftragsbestätigungen und Eingangsrechnungen per EDI.
Jede Version mit XML-Import, darunter proALPHA 9.x. Die REST-API steht erst in neueren Versionen vollständig zur Verfügung, ältere Installationen binden wir über den Dateiimport an. Welcher Weg zu Ihnen passt, klären wir gemeinsam mit Ihrem proALPHA-Berater.
Nein. Der pAX-XML-Import ist proALPHA-Standard. Ihr proALPHA-Berater richtet den Importjob ein, Workist liefert das XML im abgestimmten Format. Bei der API-Anbindung konfiguriert Workist die Schnittstelle, der proALPHA-Kern bleibt unverändert.
In der Regel wenige Wochen. Die Integrationsphase umfasst den Stammdatenexport, die Abstimmung des XML-Formats mit Ihrem proALPHA-Berater und den Test des Imports mit echten Bestellungen. Danach übernehmen Ihre Key User den Agenten schrittweise, nicht sofort für alle Aufträge.
In der EU. Workist ist SOC 2 Type II zertifiziert, arbeitet DSGVO-konform, ein Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor. Der Datenaustausch mit proALPHA läuft verschlüsselt über SFTP oder HTTPS.
