
Recruiting ist zäh, Krankheitsausfälle lähmen den Betrieb und Rentenabgänge hinterlassen tiefe Wissenslücken.
Ihre besten Vertriebsprofis stecken in der Dateneingabe fest, anstatt Kunden zu beraten und Deals abzuschließen.
B2B-Einkäufer erwarten heute sofortige Antworten. Späte Auftragsbestätigungen treiben Ihre Kunden zu Wettbewerbern.
Mehr Umsatz erzwingt linear steigende Personalkosten und endlose Einarbeitungs-Schleifen.
Bei Spitzen stauen sich die Aufträge. Umsatz liegt unbearbeitet im Postfach rum oder wandert direkt zur Konkurrenz.
Zieht das Volumen an, geht Ihr Team unter. Manuelle Prozesse lassen sich bei Bedarf nicht auf Knopfdruck skalieren.
Monotone Tipparbeit zermürbt. Frustration treibt die Fluktuation hoch und zerstört wertvolle Firmenkultur.
Einfache Zahlendreher sorgen für verpassten Bestellschluss, teure Retouren und verärgerte Kunden.
Kundenspezifische Logiken erzwingen manuelle Prüfungen. Standard-Software scheitert hier.

Der Agent liest Bestellungen aus E-Mails und PDFs selbstständig aus. Keine manuelle Eingabe bedeutet: kein Backlog.

Workist prüft eingehende Daten gegen Ihre Stammdaten. Unstimmigkeiten werden behoben, bevor sie Folgekosten verursachen.
.avif)
Der Agent denkt wie ein Experte. Bei unklaren Daten trifft er keine stillen Annahmen, sondern bittet Ihr Team um Entscheidung.
.avif)
Validierte, strukturierte Daten fließen direkt in Ihr System.
100 % präzise und bereit für die Weiterverarbeitung.
.avif)
Skalieren Sie Volumen unabhängig von Ihren Ressourcen. Der Agent fängt Spitzen mühelos ab – ohne Risiko von Personalengpässen.
.avif)
Workist liefert sofortigen Mehrwert. Keine komplexen IT-Projekte und kein mühsames Trainieren von Templates nötig.
.avif)
Verwandeln Sie E-Mail- und PDF-Bestellungen in fehlerfreie ERP-Aufträge. Vollautomatisch, in Echtzeit und zu 100% präzise.
Der Agent analysiert Preis- und Verfügbarkeitsanfragen und erstellt direkt versandfertige Angebotsvorschläge für Ihr Team.
Komplexe Ausschreibungen? Workist extrahiert Inhalte, hilft bei der Klassifizierung und schlägt passende Artikel vor.
Workist ist besonders geeignet für Unternehmen, die täglich Bestellungen, Angebotsanfragen, Email-Nachfragen erhalten und diese automatisiert verarbeiten wollen
Da wir aktuell keine Transportaufträge verarbeiten, ist Workist für reine Transportunternehmen derzeit nicht die passende Lösung.
Klassische OCR erkennt nur Zeichen auf einem Bild. Workist arbeitet mit Document Language Modellen, die den Sinn dahinter verstehen. Konkret: Der Agent liest Bestellungen aus E-Mails, PDFs, Excel-Sheets oder iDocs, unabhängig vom Layout des Lieferanten. Anschließend gleicht er jeden Datensatz mit den Stammdaten in Ihrem ERP ab, also Kunden, Artikel, Konditionen und Lieferanschriften. Typischerweise laufen 60 bis 90 Prozent der Bestellungen voll automatisch durch. Den Rest sieht ein Mitarbeiter im Review an, bevor irgendetwas im ERP landet. Der Agent rät nicht.
Aktuell binden wir die meisten gängigen ERP-Systeme nativ an: SAP S/4HANA, SAP ECC, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Dynamics NAV, Sage 100, Sage 200, proALPHA, ABAS, weclapp und Global Shop Solutions, insgesamt über 20 Systeme. Falls Ihr ERP nicht dabei ist, klären wir das im Vorgespräch. Standard-Schnittstellen wie REST, OData, SOAP, BAPIs bei SAP, SuiteTalk bei NetSuite oder klassisches EDI lassen sich in den meisten Fällen sinnvoll anbinden.
Wir bekommen die Frage oft. OCR-Software erkennt zwar Zeichen auf einem Dokument, hat aber keinen Kontext. Sobald ein Lieferant sein Bestellformular ändert, beginnt die Pflegearbeit. RPA-Bots klicken sich automatisiert durch die ERP-Oberfläche und brechen bei jedem UI-Update zusammen. EDI funktioniert eigentlich nur sauber, wenn alle Lieferanten denselben Standard sprechen, was in der Praxis selten zutrifft. Workist deckt den kompletten Weg vom Posteingang bis zum gebuchten Beleg im ERP ab und validiert dabei gegen Ihre Stammdaten.
Der Workist AI Agent reduziert manuelle Arbeit, beschleunigt Prozesse und sorgt für weniger Fehler in der Dokumentenverarbeitung
Kommt aufs ERP an. NetSuite und Business Central sind meistens in einer Woche live. SAP S/4HANA und ECC dauern etwa sechs Wochen, weil das Z-Programmpaket über unseren Partner Syncwork per Transportauftrag in Ihren Mandanten eingespielt wird. Alternativ zur API- oder nativen Connector-Anbindung lässt sich Workist auch klassisch über EDI per SFTP oder AS2 anschließen. Der Ablauf bleibt ähnlich: Kickoff, Stammdatenabgleich, Konfiguration der Belegtypen, End-to-End-Test in der Sandbox, dann Go-Live. Custom-Code im ERP-Kern brauchen wir nicht, Template-Training pro Kunden entfällt komplett.
Hosting in der EU. Wir sind SOC 2 Type II auditiert und DSGVO-konform, einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es ohne Aufpreis. Ihre Daten landen nicht im Training externer KI-Modelle, weder bei OpenAI noch bei einem anderen Anbieter. Die Plattform läuft Multi-Tenant, aber jeder Kunde hat eine streng getrennte Umgebung.
Workist ist eine SaaS-Lösung mit monatlicher Subscription. Der Preis hängt davon ab, wie viele Dokumente Sie verarbeiten und welche Use Cases bzw. ERP-Mandanten angebunden werden. Konkrete Zahlen besprechen wir in der Potenzialanalyse, die ist kostenlos. Zur Orientierung: Bei einem mittelständischen Kunden mit rund 50 Aufträgen pro Tag rechnet sich das normalerweise nach drei bis sechs Monaten. Vier Stunden manuelle Auftragserfassung pro Tag fallen damit weg.