Die Workist GmbH (im Folgenden: „Workist“) bietet seinen Kunden im Rahmen einer Software-as-a-Service-Lösung einen webbasierten Zugang zu seiner KI-gestützten Prozessautomatisierungsplattform („Plattform“) an. Workist misst dem Schutz der Privatsphäre hohe Bedeutung bei und beachtet die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen. Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen.
Die verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), ist
Workist GmbH
Linienstraße 126
10115 Berlin
Deutschland
E-Mail: info@workist.com
Vertreten durch die Geschäftsführer: Alexander Müller, Tim Wegner & Dr. Fabian Brosig
Unser ernannter Datenschutzbeauftragter ist:
Kertos GmbH
Briennerstraße 41
80333 München
Deutschland
E-Mail: dsb@kertos.io
Art und Zweck der Verarbeitung
Beim Zugriff auf unsere Plattform übermittelt Ihr Endgerät aus technischen Gründen automatisch Daten. Diese Informationen (Server-Logfiles) beinhalten etwa die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet Service Providers, Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs und Ähnliches.
Die Daten werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet:
Wir verwenden Ihre Daten nicht, um Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. Allerdings behalten wir uns vor, die Server-Logfiles nachträglich zu überprüfen, sollten konkrete Anhaltspunkte auf eine rechtswidrige Nutzung hinweisen. Des Weiteren werten wir sie gegebenenfalls in anonymisierter Form statistisch aus, um unsere Plattform und die dahinterstehende Technik zu optimieren.
Rechtsgrundlage und berechtigtes Interesse
Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung der Stabilität und Funktionalität unserer Webseite sowie der Sicherstellung der Systemsicherheit und Missbrauchserkennung.
Empfänger
Empfänger der Daten sind ggf. technische Dienstleister, die für den Betrieb und die Wartung unserer Plattform
tätig werden.
Drittlandstransfer
Die erhobenen Daten werden nicht in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) übertragen.
Speicherdauer
Daten werden in Server-Log-Dateien in einer Form, die die Identifizierung der betroffenen Personen ermöglicht, maximal für einen Zeitraum von 90 Tagen gespeichert; es sei denn, dass ein sicherheitsrelevantes Ereignis auftritt (z.B. ein DDoS-Angriff).
Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich
Die Bereitstellung der vorgenannten personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die Bereitstellung der Daten kann jedoch der Dienst und die Funktionsfähigkeit unserer Plattform nicht gewährleistet werden. Zudem können einzelne Dienste nicht oder nur eingeschränkt verfügbar sein.
Art und Zweck der Verarbeitung
Damit Sie alle Funktionen unserer Plattform nutzen können, müssen Sie sich, unabhängig von der Form des Vertragsschlusses, registrieren. Dazu müssen Sie die folgenden Angaben machen:
Ihre Registrierungsdaten werden benötigt, um einen Account für Sie einzurichten und zu verwalten und damit Sie unsere Plattform nutzen können.
Sofern ein Kunde von Workist („Kunde“) für weiteren Personen, bspw. Mitarbeiter, einen Nutzeraccount anlegt oder diesen die Registrierung ermöglicht, erfolgt deren Registrierung entsprechend den oben beschriebenen Abläufen. In diesem Fall verarbeitet Workist die Registrierungsdaten jedoch im Auftrag des Kunden, mithin nicht als eigenständig Verantwortlicher, sondern als Auftragsverarbeiter auf Grundlage der mit dem Kunden geschlossenen Auftragsverarbeitungsvereinbarung.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Vertrages, also der Bereitstellung der Plattformzugänge.
Sofern ein Kunde von Workist („Kunde“) für weiteren Personen, bspw. Mitarbeiter, einen Nutzeraccount anlegt oder diesen die Registrierung ermöglicht, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Registrierungsdaten durch Workist Art. 28 Abs. 1 DSGVO. Datenschutzrechtlich verantwortlich ist in diesem Fall der Kunde.
Empfänger
Empfänger der Daten sind ggf. technische Dienstleister, die für den Betrieb und die Wartung unserer Plattform tätig werden.
Drittlandstransfer
Die erhobenen Daten werden nicht in Länder außerhalb des EWR übertragen.
Speicherdauer
Die Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Workist speichert die Daten entsprechend den vertraglichen Regelungen für einen Zeitraum von vier Wochen über die Beendigung des Vertragsverhältnisses hinaus, um den Kunden vor versehentlichem Datenverlust zu bewahren.
Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt freiwillig. Wir können einen Nutzeraccount für die Plattform jedoch nur erstellen, sofern Sie uns die hierfür erforderlichen Daten mitteilen.
Art und Zweck der Verarbeitung
Im Rahmen der Nutzung der von Workist betriebenen Plattform können personenbezogene Daten in Kundeninhalten enthalten sein. Diese personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Zwecke und im Rahmen der Vertragserfüllung verarbeitet.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Vertrages, also der Bereitstellung und Nutzung der Plattform.
Empfänger
Empfänger der Daten sind ggf. technische Dienstleister, die für den Betrieb und die Wartung unserer Plattform tätig werden.
Drittlandtransfer
Die erhobenen Daten werden nicht in Drittländer übertragen.
Speicherdauer
Die Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Workist speichert die Daten entsprechend den vertraglichen Regelungen für einen Zeitraum von vier Wochen über die Beendigung des Vertragsverhältnisses hinaus, um den Kunden vor versehentlichem Datenverlust zu bewahren.
Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten erfolgt freiwillig. Ohne die Bereitstellung der Daten kann die vertragliche Leistung jedoch nicht erbracht werden.
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO.
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, bspw. bei der Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzes oder bei der Behörde, die uns beaufsichtigt. Eine Liste der Aufsichtsbehörden mit den jeweiligen Anschriften finden Sie unter:
https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/anschriften_node.html
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL) über HTTPS.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.